Como Fazer um Projeto? Passo a Passo Completo para o Sucesso

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Você já se perguntou como fazer um projeto de sucesso? Um projeto bem-sucedido é aquele que atinge seus objetivos, dentro do prazo e do orçamento previsto. No entanto, nem sempre é fácil alcançar esses resultados. Continue a leitura e saiba como evitar erros!

Um plano de projeto bem desenvolvido é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Este artigo fornece uma abordagem de 7 etapas para a criação de um plano de projeto. Além de mostrar como o plano fornece um roteiro para os gestores de projeto, também explora como ele pode ser uma ferramenta de comunicação e controle eficaz.

O que é Projeto ?

Antes de começarmos a discutir como fazer um projeto, é importante entender o que é um projeto. Um projeto é um esforço temporário que é empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Em outras palavras, um projeto tem início e fim determinados (é, portanto, temporário), e um objetivo final.

Os projetos são importantes para organizações de todos os tamanhos. Eles podem ajudar as organizações a alcançar seus objetivos, melhorar a eficiência e a eficácia, e gerar novos negócios.

Agora que você entende o que é um projeto, pode começar a aprender como fazer um projeto de sucesso.

O que caracteriza um projeto?

Um projeto é definido como uma sequência de tarefas que devem ser concluídas para atingir um determinado resultado. De acordo com o Project Management Institute (PMI), o termo Projeto se refere a “qualquer empreendimento temporário com início e fim definidos”. Dependendo de sua complexidade, pode ser gerenciado por uma única pessoa ou centenas.

Tipos de Projetos

Abaixo estão alguns exemplos de tipos de projetos, afinal, eles podem ser bem diversos em suas características e objetivos.

Projetos tradicionais

São executados sequencialmente em fases. Essas fases são normalmente iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. A maioria dos projetos de infraestrutura de alto custo usa o gerenciamento de projeto tradicional.

Projetos ágeis

São usados ​​principalmente no desenvolvimento de software de gestão de projetos. Eles são focados nas pessoas e adaptáveis. Eles também costumam ter tempos de resposta curtos.

Projeto empresarial

Ele tem como meta principal a criação de oportunidade no crescimento da empresa, otimizar resultados e mesmo oferecer uma nova forma ao seu negócio. Nesses casos, normalmente a empresa que aplica nos meios é a mesma que promove o projeto.

Quando uma instituição foca no investimento em marketing digital, por exemplo, é aconselhável que o exerça por meio de um projeto. Dessa forma, é possível realizar um diagnóstico da situação, controlar os resultados e as ações.

Projetos remotos

Esses projetos geralmente são usados ​​por equipes distribuídas que raramente se encontram pessoalmente. Lidar com colaboradores autônomos ou em formato home office são exemplos de projetos remotos.

Projetos de agências

Os projetos de agências são terceirizados para uma agência que provavelmente terá projetos com vários clientes. Projetos de marketing e design são comumente terceirizados para agências.

É muito bom conhecer essa diversidade de como fazer um projeto para que você consiga conhecer qual se encaixa melhor no seu perfil.

Projeto de sistemas (softwares)

Um projeto de sistemas reflete na função de como os pedidos dos clientes que buscam por uma solução técnica serão atendidos. Sua meta é detalhar e estabelecer um modelo de software que seja capaz e viável de solucionar as dificuldades do consumidor.

Quando uma empresa cresce, ela pode precisar de um sistema de software mais sofisticado para gerenciar seus setores. Para isso, é recomendado contratar uma empresa de desenvolvimento para elaborar o projeto do sistema e garantir a melhor solução para as necessidades da empresa.

Como fazer um projeto básico de forma organizada?

Para que um projeto seja bem-sucedido, é importante que todos os envolvidos saibam quem está fazendo o quê e quando.

Dependendo do tipo de projeto, um modo de exibição de lista de tarefas pode ser útil para a equipe. Além disso, diferentes membros da equipe e partes interessadas podem querer ver as informações de maneiras diferentes, dependendo de suas necessidades.

Existem quatro maneiras principais de visualizar um projeto:

Exibição de lista 

Demonstrativo de exibição de listas neotriad

Uma visualização em estilo de planilha que fornece uma visão rápida e fácil de quem está fazendo o quê e quando. Use a visualização de lista para planejamento de projetos , rastreamento de pipeline de vendas e agendas de reuniões.

Visualização do quadro

Um quadro Kanban em que as colunas podem representar o estágio em que o trabalho está ou o destinatário. Use Board View para solicitações de trabalho, rastreamento de bugs e sprints no estilo scrum.

Visualização da linha do tempo

Uma visualização no estilo de Gantt mostra como as tarefas de um projeto se relacionam entre si e com o cronograma geral. É uma ótima ferramenta para lançamentos de produtos, planejamento de eventos virtuais e campanhas de marketing.

Visualização do calendário 

A visualização do calendário é uma maneira de visualizar as tarefas de um projeto ao longo do tempo. É útil para calendários de mídia social e calendários editoriais.

Para usar a visualização do calendário, você primeiro precisa criar os blocos de construção básicos do projeto. Depois disso, você pode dividir, organizar e agrupar as tarefas em seções. As seções podem ser baseadas no progresso, destinatário ou categoria.

O que é escopo?

O escopo de projeto é o conjunto de todas as atividades, entregas e resultados que devem ser alcançados para que um projeto seja considerado bem-sucedido. Ele é importante para o sucesso de um projeto, pois fornece um ponto de referência para o gerenciamento do projeto.

O escopo do projeto deve ser gerenciado ao longo do tempo. As mudanças no escopo devem ser controladas para garantir que não afetem o sucesso dele.

Alinhamento do escopo e centralização de informações

Uma tarefa bem definida deve ter um responsável e uma data de vencimento. Isso ajuda a garantir que todos saibam quem está fazendo o quê e quando as entregas devem ser feitas.

Para que um projeto seja bem-sucedido, é importante que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara do escopo do projeto. Isso inclui saber quem é responsável por cada tarefa, quando as tarefas devem ser concluídas e quais informações adicionais são importantes para o sucesso do projeto.
Ao usar campos personalizados, você pode centralizar todas essas informações em um só lugar. Isso facilita na gestão do projeto, acompanhar o progresso e fazer ajustes conforme necessário. Aqui estão alguns campos a serem considerados:

1. Faça uma reunião inicial

duas mulheres se cumprimentando e um homem em sala de reunião

Uma reunião inicial é uma ótima maneira de reunir todas as partes interessadas em um projeto para discutir os objetivos, escopo e cronograma. Além de ser usada para construir confiança entre os membros da equipe e garantir que as ideias de todos sejam levadas em consideração.

É uma ótima maneira de começar o processo de planejamento estratégico e garantir que todos estejam em sintonia.

Aqui estão alguns dos tópicos que podem ser incluídos em uma reunião inicial:

  • Visão e estratégia de negócios;
  • Visão do projeto;
  • Papéis e responsabilidades;
  • Consolidação de equipe;
  • Compromissos da equipe;
  • Como a equipe toma decisões;
  • Regras básicas.

2. Desenvolva uma declaração de escopo

Equipe de duas mulheres e um homem conversando sobre o escopo de um projeto

A Declaração do Escopo é essencialmente o documento mais importante no plano do projeto. É a base para o resto do projeto. Ele descreve o projeto e é usado para obter um acordo comum entre as partes interessadas sobre o mesmo.

Ela descreve claramente qual será o resultado do projeto. É a base para obter a adesão e o acordo do patrocinador e de outras partes interessadas e diminui as chances de falha de comunicação. Este documento provavelmente crescerá e mudará com a vida do projeto. Nela deve ser inclusa:

  • Necessidade de negócios e problema de negócios;
  • Objetivos do projeto, informando o que ocorrerá dentro do projeto para resolver o problema de negócios;
  • Benefícios da conclusão do projeto, bem como a justificativa do projeto;
  • Escopo do projeto, declarado como as entregas serão incluídas e excluídas do projeto;
  • Marcos principais, a abordagem e outros componentes ditados pelo tamanho e natureza do projeto.

3. Progresso

Grupo de pessoas trabalhando juntos falando sobre o progresso de um projeto no escritório

Para tarefas que levam mais de um dia para serem concluídas, as datas de início e de vencimento podem ser úteis para avisar sua equipe sobre o status do trabalho. No entanto, um campo personalizado de progresso de tarefa pode levar isso um passo adiante, fornecendo uma visão mais detalhada do progresso da equipe.

4. Custo

Mulher usando a calculadora, segurando caneta com a mão e analisando custo de projeto

Se o seu projeto tem orçamento, você precisa ter certeza de que está alocando o capital corretamente.

Com um campo personalizado de custo numérico, você pode rastrear facilmente os gastos do projeto e garantir que tudo esteja dentro do orçamento.

5. Tipo de tarefa

Pessoas organizando diversas tarefas em notas adesivas com texto colado em vidro de escritório

Em alguns projetos, pode ser útil classificar as tarefas em categorias. Isso pode ajudar a organizar o trabalho e facilitar a compreensão do projeto.

Por exemplo, em um calendário editorial, você pode criar um campo personalizado de “tipo de tarefa” para classificar as tarefas como “blog”, “artigo” ou “e-book”. Isso pode ajudar a visualizar o conteúdo que você está criando e garantir que você não esteja esquecendo nada.

6. Horas estimadas

Papeis com clipes e relógio em cima da mesa

Esclarecer o tempo estimado que uma tarefa pode levar pode ajudar os membros de sua equipe a priorizar e organizar seu trabalho. E, com um campo numérico, como horas estimadas, você também pode rastrear a capacidade de sua equipe e evitar o esgotamento. Para isso, o Neotriad pode ajudar também.

7. Comunique-se!

colegas de trabalho se comunicando em uma reunião de trabalho

Por fim, o último aspecto importante do plano do projeto é o Plano de Comunicação. Este documento afirma coisas como:

  • Quem no projeto quer quais relatórios, com que frequência, em que formato e usando as mídias.
  • Como os problemas serão escalados e quando.
  • Onde as informações do projeto serão armazenadas e quem pode acessá-las.

Tire Suas Ideias Do Papel

Ter uma ideia é o primeiro passo para realizar um projeto. No entanto, para que essa ideia se torne realidade, é necessário tirar o projeto do papel. Isso significa seguir um processo de planejamento e execução.

O processo de planejamento é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Durante esse processo, você deve definir o objetivo do projeto, descrever as atividades necessárias para atingir o objetivo, estimar o tempo e o orçamento necessários, criar um cronograma e um orçamento e formar uma equipe para executar o projeto.

Assista ao vídeo “Como tirar um projeto do papel”, do Christian Barbosa e aprenda como colocar suas ideias em prática!

Facilite e automatize sua gestão ao entender como fazer um projeto

Aqui, você aprendeu como fazer um projeto de forma eficaz. Agora, você pode aplicar essas dicas para melhorar a gestão de projetos e aumentar a credibilidade da sua empresa no mercado.

O Neotriad é um software de gestão de projetos que pode ajudá-lo a automatizar tarefas, gerenciar riscos e comunicar-se com sua equipe de forma eficiente. Experimente por 14 dias gratuitos e veja como o Neotriad pode ajudá-lo a levar seus projetos ao sucesso.

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