Hoje vamos entender melhor o que é gestão de projetos para que seu negócio garanta maior expansividade no mercado e tenha alicerce sólido para as adversidades que a concorrência exige.
Assim, o gerenciamento pode ser definido como a disciplina que envolve iniciar, planejar, executar e controlar o trabalho de uma equipe de pessoas para atingir uma meta específica, ou conjuntos de metas.
Essas metas podem ser o desenvolvimento ou a produção de produtos, serviços exclusivos ou algumas outras melhorias, todas as quais devem agregar valor. Por isso, preparamos um artigo especial para que você saiba detalhadamente cada passo do que é a gestão de projetos. Confira!
O que significa gestão de projetos?
A gestão de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, experiência e conhecimento para alcançar os objetivos específicos de acordo com os critérios de aceitação do projeto, dentro das metas esperadas.
Existem entregas finais que são restritas a uma escala de tempo e orçamento finitos. Assim, o gerenciamento de projetos visa essencialmente a produção de um produto final que irá efetuar alguma mudança para o benefício da organização que iniciou a proposta.
É também a iniciação, planejamento e controle de uma série de tarefas necessárias para entregar este produto final, que pode ser um elemento físico, um novo software ou algo menos tangível como uma nova forma de trabalhar.
Os principais componentes da gestão de projetos são:
- Tempo: a duração pretendida do trabalho;
- Custo: o orçamento alocado para o trabalho;
- Escopo: quais inovações ou mudanças serão entregues pelo projeto;
- Qualidade: o padrão do resultado do projeto.
Aumentar ou diminuir qualquer um desses componentes afetará os outros. Por exemplo, reduzir o tempo alocado para concluir o projeto também reduzirá a quantidade de trabalho que pode ser feito (escopo), o que pode afetar a qualidade e o custo do projeto.
Qual a importância da gestão de projetos?
Quando feito da maneira certa, a gestão de projetos ajuda cada parte do negócio a funcionar com mais tranquilidade. Ela permite que sua equipe se concentre no trabalho que interessa, livre das distrações causadas por tarefas que saem do caminho ou orçamentos saindo do controle.
A gestão de projetos os capacita a fornecer resultados que realmente impactam os resultados financeiros da empresa e ainda permite que seus colaboradores vejam como seu próprio trabalho contribui para os objetivos estratégicos da empresa.
Aqui estão apenas alguns dos benefícios de um bom gerenciamento de projetos:
Economize tempo e dinheiro
Com o planejamento certo, você pode garantir que seu trabalho seja entregue no prazo e dentro do orçamento.
Usando métodos de gestão de projetos, você pode mapear a jornada de seu projeto desde o início e saber com antecedência onde os prazos — e gastos projetados — vão cair, para que possa alocar seus recursos com mais eficiência, ajudando a evitar atrasos e gastos excessivos.
Melhorar as comunicações internas
Trabalhar juntos pode ser difícil. Com processos de gerenciamento de projetos mais eficientes, você pode reduzir a complexidade da colaboração, aumentar a transparência e garantir a responsabilidade, mesmo quando estiver executando um trabalho em equipe ou departamentos.
Tome melhores decisões de negócios
Com registros mais claros de como seu projeto está progredindo, você obtém um entendimento mais profundo de onde seus recursos estão sendo gastos, o que você precisa priorizar e quando, e se você corre o risco de perder o rumo.
Uma boa gestão de projetos significa que você pode prever situações antes que se tornem problemas, evitar gargalos e tomar decisões mais inteligentes baseadas em dados.
Repita seus sucessos
O gerenciamento de projetos ajuda você a dimensionar o alto desempenho e desenvolver as melhores práticas de sua equipe. Usando os dados e aprendizados de projetos anteriores, você pode identificar onde sua equipe está se destacando e onde há espaço para melhorias.
E ao medir seus KPIs (Key Performance Indicator), você pode criar e rastrear benchmarks personalizados para entender como sua equipe está realizando projeto sobre projeto.
O que é gestão de projetos e como iniciar na prática em 5 passos?
A gestão de projetos é a chave para cumprir o seu orçamento e prazo, ao mesmo tempo que mantém as tarefas mais importantes na linha da frente da sua empresa. Sem ele, você deixa o futuro do seu negócio à mercê das suas equipes e colaboradores.
Por isso, separamos um passo a passo para que você tenha sucesso na implantação destes processos em sua empresa.
1. Concepção e Iniciação do Projeto
A primeira etapa da implantação da gestão de projetos é estabelecer a ideia de um projeto; para riscar o conceito e concordar que será levado além da prancheta. Você terá uma ideia, faça uma pequena pesquisa para ver como seria concluído e, em seguida, apresente ao gestor para exame e aprovação.
Essa etapa vai mudar muito dependendo da ideia que está sendo desenvolvida. Por exemplo, se você quiser implementar um novo recurso, precisará consultar o chefe de sua equipe de desenvolvimento.
Além dos encarregados de equipe relevantes, você também consultará seus acionistas (caso tenha) para mantê-los informados sobre onde seu dinheiro está sendo gasto.
É viável e valioso?
A chave do estágio de concepção é examinar seu projeto tanto quanto à sua viabilidade e valor para a organização; um projeto fácil será inútil se não beneficiar a empresa, e um projeto útil apenas desperdiçará recursos se você não tiver certeza de que é plausível em primeiro lugar.
2. Definição e planejamento de projetos
A segunda etapa da gestão de projetos é a definição e o planejamento. Uma vez que seu projeto recebeu aprovação, é hora de eliminar o escopo, o cronograma e o custo de um projeto.
Isso geralmente é feito com a elaboração de um plano de projeto, escopo ou termo de abertura e, em seguida, calculando um orçamento, os recursos necessários e um cronograma.
Este também é o estágio em que você deseja criar um plano de gerenciamento de risco: identificar problemas ou obstáculos em potencial e desenvolver procedimentos para evitá-los ou lidar com eles rapidamente, se acontecerem.
Vale ressaltar que todos esses itens estão sujeitos a alterações durante o projeto. Os pedidos podem atrasar ou podem surgir problemas. Portanto, ao elaborar esses planos, você precisa dar alguma margem de manobra e prever a área mais provável para atrasos.
Deve-se observar também a flexibilidade das equipes que trabalham no projeto, pois em caso de atraso pode ser necessário desviar recursos para cumprir o prazo.
3. Lançamento e execução do projeto
A fase de lançamento e execução do projeto é a próxima, e é aqui que as coisas começam a se esgotar. Como o título sugere, é aqui que o trabalho começa no projeto, embora uma ou duas tarefas devam ser concluídas antes que sua equipe se concentre na essência do tópico.
Primeiro, você precisa garantir que os resultados do projeto estejam gravados em pedra — você deve saber o que precisa ser concluído, como deve ser feito, quem precisa trabalhar nisso e quando deve ser concluído. Depois de ter certeza de que coletou e aprovou isso, a reunião inicial será realizada.
A reunião inicial do projeto é vital. É aqui que você se reunirá com os setores envolvidos e distribuirá os recursos, tarefas, cronograma, responsabilidades e quaisquer outras informações importantes relacionadas ao projeto.
Não apenas você tem que transmitir tudo isso, mas você precisa ter certeza de que sua equipe entende exatamente o que é o projeto e por que eles devem se preocupar e estar entusiasmados com ele.
4. Desempenho e controle do projeto
A etapa de desempenho e controle da gestão de projetos ocorre ao longo do tempo desde o lançamento do projeto até sua conclusão e serve como um método para medir e comparar o status do projeto em comparação com o plano original.
Essa fase pode exigir relativamente pouco esforço por parte do gerente de projeto ou ser a seção mais estressante de todo o empreendimento, dependendo de quão bem tudo corra bem.
Usando os horários de reunião previamente definidos, você precisa conversar regularmente com todos os envolvidos no projeto e garantir que tudo esteja funcionando perfeitamente. Isso geralmente é feito por meio do uso de KPI’s (indicadores-chave de desempenho); a medida quantificável de progresso.
5. Fechamento do Projeto
O final de nossas etapas de gestão de projetos é o encerramento. É aqui que, para todos os efeitos, o projeto foi concluído e o resultado foi aprovado. Se tudo for concluído em um padrão satisfatório, os negócios podem voltar ao normal ou passar para o próximo projeto.
A primeira grande tarefa desta seção é a avaliação do projeto. Os objetivos/planos finais do projeto precisam ser comparados com o resultado real e avaliados quanto à qualidade, precisão e velocidade com que foram alcançados.
Por exemplo, o melhor resultado seria um projeto concluído antes do prazo, dentro ou abaixo do orçamento, com alta qualidade e precisão, com poucos problemas.
Implemente a gestão de projetos de forma automatizada e melhore a produtividade da equipe
Em suma, agora já sabemos o que é gestão de projetos e como você pode implementar em sua empresa. Por isso, não espere seu negócio atingir um momento ruim para buscar um planejamento para que alcance o sucesso, mas aproveite agora para tomar sua melhor decisão visão seus lucros e otimização de tempo.
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