Gestão de Rotina: melhores práticas para a sua equipe

ilustração conceito gestão de rotina

Você já se perguntou como algumas pessoas conseguem ser tão produtivas e organizadas? Calma, você não está sozinho. A gestão de rotina é o processo de organizar e gerenciar as tarefas e atividades cotidianas. Ela pode ajudar a aumentar a produtividade, reduzir o estresse e melhorar a qualidade de vida.

A gestão de rotina é essencial para empresas que desejam aumentar sua produtividade e eficiência. Isso porque a desorganização no fluxo de trabalho não só derruba a produtividade nos ambientes corporativos, mas ocasiona perda na qualidade de produtos/serviços e diminuição da eficiência operacional.

A falta de foco, a procrastinação e a dificuldade em estabelecer prioridades são alguns dos desafios da atualidade. A gestão de rotina é uma ferramenta poderosa para superar esses desafios.

Neste artigo, vamos explorar 7 das melhores práticas de gestão de rotina existentes. Confira!

O que é Gestão de Rotina?

Gestão de rotina é o processo de organizar, planejar e executar tarefas de forma eficiente e eficaz. Ela pode ser feita por meio de ferramentas, aplicativos, softwares ou planilhas, com o objetivo de monitorar processos e tarefas para que a rotina fique mais organizada e a pessoa consiga maior desempenho e produtividade no seu dia. 

Gestão de Rotina Diária

A gestão de rotina diária é o processo de organizar e otimizar as atividades do dia a dia. Ela envolve identificar as tarefas que precisam ser realizadas, definir prioridades, estabelecer prazos e acompanhar o andamento das atividades.

Além disso, pode ser uma ferramenta poderosa para melhorar a produtividade e o bem-estar. Quando as tarefas são organizadas e priorizadas, é mais fácil se concentrar nos objetivos e evitar desperdícios de tempo. Isso pode levar a uma melhora na produtividade, o que significa que mais trabalho pode ser feito em menos tempo.

Tendo uma boa gestão de rotina diária pode ajudar a reduzir o estresse e a melhorar a saúde mental. Quando as pessoas sabem o que precisam fazer e quando precisam fazer, elas se sentem mais confiantes e menos ansiosas. Isso pode levar a uma melhoria na satisfação no trabalho e na vida pessoal.

Benefício da Gestão de Rotina

A gestão de rotina pode ajudar a melhorar a produtividade de uma empresa ou indivíduo, pois ajuda a organizar as tarefas e a priorizar as mais importantes. Isso permite que as pessoas se concentrem em suas atividades mais importantes e evitem desperdícios de tempo. Confira as 7 melhores práticas de gestão de rotina existentes. Confira!

7 dicas para melhorar a gestão de rotina 

1. Padronize processos

grafico duas pessoas em cada notebook, padronizando processos durante o trabalho

A gestão de rotina é o processo de organizar e gerenciar as tarefas e atividades cotidianas de uma equipe. Para que isso seja feito de forma eficiente, é importante que todos os processos sejam padronizados. Isso permite que as tarefas sejam realizadas com maior velocidade e confiança, e que o trabalho em equipe seja otimizado.

2. Defina projetos

A definição de projetos é fundamental para o sucesso da gestão de rotina. Ao traçar um projeto, é possível definir objetivos, prazos e tarefas, o que ajuda a garantir que as rotinas sejam cumpridas e que os resultados sejam alcançados.

3. Monitore o desempenho

Ilustração conceito homem fazendo controle de tarefas em painel com lembretes autoadesivos

Para que a gestão de rotina seja eficaz, é fundamental monitorar o desempenho individual, grupal e organizacional em relação aos projetos estipulados.

Isso significa acompanhar o controle de tarefas, identificar desvios e tomar medidas corretivas, caso necessário. Sem esse monitoramento, é difícil identificar oportunidades de melhoria e garantir o sucesso dos projetos.

Isso se torna ainda mais importante no começo, quando a manutenção do status quo e a falta de motivação (ou pressão) para mudanças estão enraizadas no dia a dia das equipes.

Para superar os desafios da gestão de rotina, os gestores precisam monitorar de perto o trabalho de seus liderados. Para isso, podem utilizar ferramentas como planilhas, checklists, tabelas e outras que permitam acompanhar o andamento das atividades individuais e do grupo. O monitoramento também ajuda a identificar ineficiências e problemas na execução de tarefas. Essas informações podem ser usadas para melhorar os processos, redistribuir as tarefas ou até mesmo criar novos procedimentos. Assim, é possível aumentar a produtividade no trabalho.

4. Divida as rotinas por prioridade

Ilustração de mulher categorizando sua rotina através de ferramenta de software

Uma forma de melhorar a gestão de rotina e otimizar o fluxo de trabalho é classificar as rotinas de acordo com critérios objetivos e claros.

Por exemplo, é possível separar as atividades críticas das normais, ou utilizar sistemas baseados em tempo, como o Software Neotriad. Esses sistemas classificam as tarefas com entregas próximas como prioritárias, deixando as de prazo mais longo para depois.

Outras formas de classificação incluem os recursos envolvidos, o grau de impacto no funcionamento da empresa, o nível de dificuldade e a necessidade de colaboração de outros profissionais.

5. Delegue tarefas

Ilustração dois homens conversando enquanto uma mulher está sentada na cadeira trabalhando no computador

A delegação de tarefas é uma ferramenta essencial para a gestão de rotina. Ela ajuda a liberar o tempo do gestor para se concentrar nas atividades mais importantes, e também contribui para o desenvolvimento dos profissionais da equipe. Ao delegar tarefas, é importante considerar a prioridade das atividades e a capacidade dos profissionais.

As tarefas de menor prioridade devem ser delegadas primeiro, para que os profissionais mais experientes possam se concentrar nas tarefas mais importantes. As tarefas devem ser delegadas para profissionais com as habilidades e conhecimentos necessários para executá-las.

A escolha de um profissional sem as habilidades necessárias pode levar a erros ou ineficiência, o que pode prejudicar a confiança do gestor na delegação de tarefas.

6. Categorize rotinas operacionais

Ilustração pessoas trabalhando, relogio gigante, notebook, papeis, escadas, calendário

Uma prática valiosa e que pode ajudar a aumentar o desempenho na hora de executar tarefas rotineiras envolve a categorização de procedimentos em grupos por afinidades ou semelhanças.

Desse modo, pode-se estipular períodos para se realizar todas as tarefas ou atividades de uma mesma categoria, o que permite manter o foco por mais tempo em obrigações semelhantes.

Por outro lado, quando se tem obrigações muito distintas, a tendência é que se demore mais para se concentrar nelas, o que gera maior perda de tempo.

7. Busque formas e ferramentas para melhorar sua gestão de rotina

ilustração mulher utilizando ferramenta para organização

A gestão de rotina é uma forma de organizar e otimizar as atividades cotidianas de uma empresa. Ela ajuda a identificar oportunidades de melhoria, a implantar medidas de otimização e a promover a adoção de hábitos que melhorem a disciplina dos funcionários.

Para melhorar o controle das rotinas do dia a dia, é possível utilizar ferramentas organizacionais, como planilhas, agendas, notas e outras.

A aplicação de um sistema de recompensas é uma estratégia que pode motivar os funcionários a cumprir suas obrigações.

Dessa forma, gradualmente é possível implantar uma cultura empresarial voltada à execução correta e organizada dos procedimentos de trabalho, além do desenvolvimento de disciplina dentro das equipes.

É importante ressaltar que a gestão de rotina é uma ferramenta essencial para todos os setores de uma empresa, incluindo a área de gestão. Isso porque a falta de organização por parte dos gestores pode gerar problemas de desempenho e prejudicar os funcionários que dependem de suas aprovações.

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Cursos sobre Gestão de Rotina

Além de conferir estas dicas sobre gestão de rotina, também recomendamos cursos sobre este assunto, que com certeza vão melhorar muito mais sua produtividade, gestão de tempo e consequentemente sua rotina também. 

No curso Produtividade Pessoal você vai aprender:

  • Como organizar sua rotina de maneira completa para ter uma vida mais produtiva e com menos stress;
  • Quais tarefas do seu dia têm tomado mais tempo e te impedindo de ter uma vida mais produtiva;
  • Como classificar seu tempo através da tríade do tempo;
  • Como criar metas no Neotriad;
  • Como planejar seu tempo e categorizar suas atividades; 
  • Como melhorar a pro atividade em equipe, onde são abordados os assuntos de equipes, projetos, processos, rotinas e relatórios;

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Aplique estas dicas para melhorar sua gestão de rotina

A gestão de rotina é uma habilidade importante para qualquer pessoa, seja no trabalho ou na vida pessoal. Ao aprender a gerenciar sua rotina, você pode melhorar sua produtividade, reduzir o estresse e aumentar sua satisfação.

Aproveite e assista ao vídeo “Pare de Dizer que Não Tem Tempo!”, do canal Christian Barbosa.

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