O que é Kanban? Como Funciona e Como Aplicar na sua Empresa

Você já deve ter se perguntado o que é Kanban? Criado no Japão pela empresa Toyota, o Kanban pode ser traduzido como “quadro de sinal” que resume bem o principal objetivo da metodologia que é possibilitar uma gestão à vista.

A metodologia kanban propõe a utilização de cartões ou post-its em um quadro para indicar e acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos (processos).  O quadro Kanban mais simples possui três colunas – “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. 

Quando construído e gerenciado adequadamente, ele serve como uma central de informações em tempo real, destacando os gargalos no sistema e qualquer outra coisa que possa atrapalhar as práticas de trabalho.

Quando construído e gerenciado adequadamente, ele serve como uma central de informações em tempo real, destacando os gargalos no sistema e qualquer outra coisa que possa atrapalhar as práticas de trabalho.

Quais são os benefícios do Kanban?

O Kanban proporciona diversos benefícios às organizações que adotam a metodologia, sendo que suas principais vantagens são:

• Simplicidade
• Gestão à vista / acesso à informação
• Visão do todo
• Priorização clara
• Redução de custos e desperdícios
• Redução dos problemas de comunicação

Como funciona o Kanban?

O que é Kanban?

Atualmente existem diversos tipos de quadros Kanban, mas os princípios de funcionamento seguem basicamente as mesmas regras.

Dado um processo que desejamos controlar, criamos as colunas que poderiam representar as etapas de um processo, por exemplo:

• A fazer, 
• fazendo
• Feito.

As entradas, ou seja, tudo que precisa iniciar entrariam na primeira coluna, se estivermos utilizando um Kanban físico, colocaríamos um post-it nessa coluna com uma identificação resumida.

A pessoa responsável pela execução então nem precisaria perguntar para o gestor se teria alguma coisa para fazer, olhando no quadro kanban ela veria esse post-it, e ao iniciar a execução moveria o mesmo para a coluna fazendo. Ao concluir essa tarefa, mais uma vez a pessoa moveria esse post-it agora para a coluna feito.

O gestor do mesmo modo que o colaborador, obtém o benefício da informação atualizada do quadro, pois analisando visualmente saberia o que está em execução, o que precisa iniciar e o que foi realizado. 

Nesse exemplo, citamos um Kanban com 3 colunas, mas existem modelos com muito mais colunas, a título de exemplo, antes da coluna  “feito”, poderia haver uma coluna “Aguardando aprovação”, na qual precisaria alguém aprovar a tarefa antes de movê-la para concluída. Ou seja, é possível adaptar a metodologia para o seu processo e sua necessidade.

Como aplicar na empresa?

Os benefícios da metodologia são claros e quando implantado corretamente o retorno é muito rápido. Para aplicarmos na empresa sugerimos os passos a seguir:

1. Mapeamento dos processos que serão controlados (cada processo será um quadro Kanban). Obs: ao invés de processo, pode ser também uma equipe, time de trabalho, etc…
2. Definição das etapas que irão serão representadas pelas colunas do Kanban.
3. Treinamento e orientação da equipe
4. Acompanhamento e ajustes

Kanban digital

O que é Kanban digital ? Até alguns anos atrás as empresas que se utilizavam da metodologia, tinham quadros físicos com post-its ou cartões. Atualmente, existem várias opções de software que possibilitam a construção dos quadros Kanban e o emprego da metodologia de uma forma ainda mais fácil e com mais recursos.

No Neotriad, temos 2 quadros Kanban, o primeiro é um quadro kanban tradicional com as colunas fixas (A fazer, fazendo, aguardando e feito) que pode ser visualizado pela equipe, projeto, categoria, colaborador, ou a combinação desses critérios.

E um segundo Kanban mais flexível no qual podemos criar diversas colunas no quadro da forma que melhor se adaptar a nossa necessidade. Dessa forma conseguimos possibilitar para os colaboradores e gestores uma visão geral e o uso pleno da metodologia.

Conclusão

Agora que você já sabe o que é kanban, a ferramenta visual de fácil entendimento o que a torna acessível para um maior número de pessoas. Combinando a metodologia Tríade com o Kanban, temos uma solução perfeita para a gestão de equipes produtivas.

Conteúdo desenvolvido por Glauco Oda, CEO da Neotriad.