Método GTD: Como Aplicar e Ser Mais Produtivo

caderno e um livro de vocabulário colocado no diagrama de Getting Things Done com a sigla GTD escrita nele

Método GTD: como gerenciar suas tarefas e ser mais produtivo? Você já se sentiu como se estivesse sendo sufocado por uma montanha de tarefas? Como se nunca houvesse tempo suficiente para fazer tudo o que precisa? Continue a leitura e entenda!

O método certo de produtividade pode fazer uma enorme diferença no seu trabalho. Um fluxo de trabalho sem atritos pode fazer com que você se sinta sobrecarregado, desfocado e improdutivo. Por outro lado, um fluxo de trabalho organizado e eficiente pode ajudá-lo a se sentir calmo, no controle e preparado para assumir até mesmo os maiores projetos.

Por isso, vamos te apresentar o método GTD. Ele é considerado a forma mais produtiva, famosa e duradoura do mundo. Criado por David Allen e tornado famoso em seu livro best-seller de mesmo nome, Getting Things Done é um sistema de produtividade abrangente.

O GTD visa remover o estresse frenético de ter muito em seu prato. Para isso, ele recomenda que você coloque todas as suas ideias e obrigações em um sistema organizado fora de sua própria cabeça. Isso ajuda a liberar sua mente para se concentrar no que realmente importa: realizar suas tarefas.

O que significa o método GTD?

O método GTD, ou Getting Things Done, é uma metodologia de gerenciamento de tarefas que visa ajudar as pessoas a serem mais produtivas e organizadas. Ele foi criado por David Allen e apresentado ao público em seu livro best-seller de mesmo nome.

O método GTD é uma ferramenta poderosa que pode ajudá-lo a ser mais produtivo e organizado. No entanto, é importante lembrar que ele é apenas uma ferramenta. Para que funcione, você precisa estar disposto a investir tempo e esforço para aprender e aplicar os princípios do método.

Quais são os principais benefícios do método GTD?

O sistema garante que você faça todas as suas tarefas (no prazo). Se você costuma faltar a compromissos, o método GTD pode ser de grande ajuda.

Assim, o Getting Things Done oferece um sistema que une todos os seus projetos, pessoais e profissionais. Com isso, a chance de você perder o foco é bem menor.

O método GTD evita o excesso de trabalho graças à sua estrutura em etapas, que inclui organizar, refletir e engajar. Ao dividir projetos grandes em tarefas menores, o método torna mais fácil começar.

As listas e perguntas orientadoras do método também ajudam a usar o tempo livre de forma eficiente, evitando que você pule de tarefa em tarefa aleatoriamente, o que prejudica a produtividade.

Por mais preciso que seja o GTD, ele disponibiliza muita autonomia no seu cotidiano. Não dita uma programação diária ou semanal específica. Cabe a você decidir qual tarefa fazer a seguir. Isso pode parecer animador, porém várias pessoas também enxergam isso como uma dificuldade.

Como Aplicar o Método GTD no Dia a Dia

Todos os mecanismos contam com alguns passos e o método GTD não seria diferente. Por isso, abaixo, vamos te mostrar quais são as etapas importante que pode fazer diferença no seu dia a dia:

Capturar:

A primeira etapa do método GTD é capturar todas as suas ideias, tarefas e obrigações. Isso significa anotar tudo o que vem à sua mente, sem julgamentos. Você pode usar um caderno, um aplicativo ou qualquer outro método que achar conveniente.

É importante capturar tudo, mesmo coisas que você não acha que são importantes ou que não pode fazer imediatamente. Isso ajudará a liberar sua mente e evitar que você se esqueça de nada.

Esclarecer:

A segunda etapa do método GTD é esclarecer o que você precisa fazer para cada item. Isso significa determinar o resultado pretendido e a próxima ação imediata para cada tarefa.

Por exemplo, se a tarefa for “agendar uma reunião”, a próxima ação pode ser “verificar a disponibilidade” ou “reservar uma sala de conferências”.

Essa tomada de decisão de front-end aumenta sua produtividade porque o força a determinar como lidar com um item quando ele chega à sua frente, em vez de esperar até que você cumpra um prazo. Esclarecer as próximas ações transforma tarefas aparentemente assustadoras em ações pequenas que você pode concluir facilmente e obter sucesso.

Organize:

Após esclarecer cada item capturado, é hora de organizá-los em arquivos, listas e itens de calendário.

O objetivo desta etapa é garantir que tudo esteja em seu lugar ideal, para que você possa encontrá-lo quando precisar.

Para começar, descarte qualquer item que você não precise ou que não possa ser transformado em uma tarefa.

Em seguida, separe os itens remanescentes em duas categorias:

  • Tarefas: itens que você precisa ou deseja realizar.
  • Referências: itens que você precisa manter em mãos, mas que não precisam ser realizados.

As tarefas devem ser organizadas em listas, de acordo com o contexto em que você pode realizá-las. Por exemplo, você pode criar listas para tarefas que você pode fazer em casa, no trabalho ou em qualquer lugar.

As referências podem ser organizadas em arquivos, de acordo com o assunto ou com a frequência com que você precisa delas.

Aqui estão algumas dicas para organizar seus itens:

  • Seja consistente: use o mesmo sistema de organização para todos os seus itens.
  • Seja claro: dê a cada item um nome ou descrição que seja fácil de lembrar.
  • Seja flexível: esteja disposto a ajustar seu sistema de organização conforme necessário.

Ao organizar seus itens, você estará dando a si mesmo a confiança de que você está no controle de sua vida.

Assista esse vídeo do Christian Barbosa onde ele fala como a falta de organização pode afetar sua produtividade.

Reflita:

A quarta das cinco etapas do GTD é refletir. Reflita regularmente em todas as suas listas e arquivos para ajudá-lo a fazer escolhas mais inteligentes sobre quais tarefas realizar.

Revise seu calendário diariamente e sua lista de “Próximas Ações” com frequência, para que você sempre saiba os aspectos imóveis de sua agenda, como reuniões e compromissos, bem como o que precisa ser feito quando tiver tempo disponível. 

O ritmo de vida acelerado e os itens recebidos tornam quase impossível manter seu sistema completamente atualizado no dia a dia, portanto, uma Revisão Semanal é fundamental para manter suas listas e arquivos limpos e atualizados.

Envolva:

Seu calendário lhe dirá o que precisa ser feito HOJE. Suas listas de ações do projeto lhe dirão o que você precisa fazer para levar um projeto adiante. Seus “contextos” ajudarão você a agrupar as coisas com maior eficiência.

Como fazer o método GTD passo a passo?

Para planejar suas obrigações, é necessário marcá-las na lista provisória de tarefas para preparação complementar baseado nos seguintes pontos:

1 – Calendário: É necessário que haja a inserção dos deveres em seu calendário. Você pode iniciar a utilização dos apps de calendário, pois eles darão segurança mais do que os calendários de papel;

2 – Próximas Ações: As obrigações inadequadas para os projetos precisam estar na relação de Próximas Ações. Assim, você poderá obter variadas listas próprias de tarefas, contexto, trabalho, pessoais, comunicação;

3 – Projetos: você precisa organizar os projetos em uma lista separada com base nos contextos. Atribua prazos específicos para cada tarefa de um projeto e revise a lista de projetos diariamente;

4 – Aguardando: Se você delegar algumas tarefas do projeto a outras pessoas, deverá manter uma lista de lembretes para essas tarefas.

Essa é uma forma básica para que você possa ter sucesso trabalhando com esse método tão eficaz.

Ferramentas e Apps Para Aplicar o Método GTD na Prática!

O método GTD é uma ótima ferramenta para se organizar com excelência. Para aproveitar ao máximo seus benefícios, é importante conhecer as formas de trabalhar com ele.

Neotriad

imagem da tela de tarefas no site neotriad

O Neotriad é um sistema online de gerenciamento de tarefas e gerenciamento de projetos desenvolvido para empresas de todos os tipos e tamanhos. Com ele, você pode criar mapas visuais para organizar tarefas de acordo com projetos e progresso.

One Note

tela principal onenote, um software de gerenciamento de trabalho da microsoft

O One Note é um software de gerenciamento de trabalho que ajuda as equipes a coordenar e gerenciar seu trabalho, tarefas e projetos.

Ele ajudará sua empresa a trabalhar com mais eficiência, garantindo que todos os membros da equipe estejam atualizados em todas as tarefas, projetos e processos.

Evernote

tela mostrando site evernote, uma ferramenta organizador de tarefas

O Evernote é uma ferramenta útil para criar notas, para ajudá-lo a lembrar de tudo o que pode esquecer. Você pode criar listas do tipo GTD e organizá-las, priorizá-las e classificá-las em projetos e até compartilhá-las.

Lembre-se também, qualquer novo plano vai levar algum tempo. Se você não tem o hábito de fazer listas e organizar as coisas na sua vida, vai ser um pouco mais difícil. Mas se fazer uma mudança positiva e ser mais produtivo é algo que você quer fazer, é necessário que haja encorajamento a reservar um tempo e desenvolver um plano com ajuda do método GTD.

Como Aplicar a Metodologia GTD na Ferramenta Neotriad

tela de tarefas na ferramenta neotriad utilizando o metodo GTD

A metodologia GTD pode ser aplicada na ferramenta Neotriad utilizando as categorias, as áreas de responsabilidade, os projetos e as metas. Confira o exemplo abaixo:

Categorias

  • Contextos: Aguardando, Algum dia/Talvez, No telefone, Em casa, Na rua
  • Áreas da vida: Saúde, Trabalho, Família, Lazer

Atividades

  • Ligar atividade à categoria desejada

Áreas de responsabilidade

  • Ligar atividade à categoria desejada

Áreas de responsabilidade

  • Papéis: Profissional, Pessoal, Membro da família, Amigo

Projetos

  • Funcionalidade de projetos dentro do Neotriad

Metas

  • Recurso de metas no Neotriad

Atividades sem data prevista de realização

  • Tarefas sem data e incluir a categoria Algum dia/Talvez

O Neotriad é uma solução completa para gerenciar demandas diárias e planejar o tempo com eficiência. Ele permite mensurar a produtividade e melhorar a performance.

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O Software Neotriad é uma ferramenta desenvolvida para ajudar as pessoas na produtividade e organização podendo aplicar o método GTD no seu dia a dia. Com o Neotriad, você poderá capturar, organizar e gerenciar suas tarefas de forma fácil e eficiente.

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