Otimização do tempo: dicas que cabem no seu orçamento

A otimização do tempo é um dos temas que mais preocupam não só líderes, mas grande parte dos profissionais do conhecimento. Quando perguntamos para alguém como estão as coisas no trabalho, algumas das respostas mais comuns que escutamos são: “estou na correria”, “não tenho tempo pra nada”, “meu dia precisa ter pelo menos duas horas a mais”.

É comum sim as pessoas estarem muito atarefadas em seu trabalho. Muitos profissionais acabam acumulando diversas funções ou recebendo uma alta demanda por diversos motivos, e acabam terminando o dia sem conseguir finalizar tudo que desejavam. Isto, muitas vezes, passa para estas pessoas uma sensação de frustração, chegando ao fim do dia com um sentimento de que tudo está inacabado.

A verdade é que os trabalhos que são solicitados precisam ser entregues. Nós não podemos simplesmente ignorá-los. Neste caso, o que fazer para lidarmos com esta sensação de falta de tempo?

Neste post comentaremos sete táticas infalíveis de otimização do tempo que podem ser aplicadas por você e sua equipe. O mais importante é que estas táticas não dependem de nenhum investimento financeiro, são pequenas mudanças de atitude que vão ajudar você e seu time a serem mais produtivos, utilizando o tempo que têm disponível.

Táticas infalíveis para Otimização do Tempo

Delegue atividades

As tarefas precisam ser entregues, mas não necessariamente por você. Líderes muito centralizadores acabam acumulando muitas funções por não confiarem no trabalho dos seus liderados.

Delegar tarefas tem um papel fundamental na otimização do tempo. Em vez de tentar fazer tudo sozinho, delegue e gaste um tempo menor conferindo. Isto irá lhe poupar um bom tempo para executar tarefas mais importantes.

Otimize reuniões

Reuniões são importantes, sem dúvida, mas tente não exagerar. Algumas empresas adoram fazer longas reuniões que, no fim, não têm nenhum efeito. Além disso, as reuniões estão consumindo um tempo importante da equipe e tirando o foco de suas atividades.

Procure fazer reuniões produtivas, que sejam rápidas e que busquem alcançar um objetivo. Não deixe as pessoas desviarem o foco das reuniões e, de preferência, tenha uma data pré-estabelecida, pois facilita o planejamento das atividades de cada membro do time.

O modelo de gestão de projetos Scrum, por exemplo, sugere que todos os dias no início da manhã a equipe se reúna de pé, em frente a um quadro, e cada membro da equipe fale rapidamente como foi o trabalho do dia anterior e quais tarefas serão realizadas no dia atual.

Estas reuniões devem durar no máximo 15 minutos e são ótimas na otimização do tempo. Pois, além de serem rápidas e objetivas, reforçam o compromisso de cada membro do time de entregar suas atividades.

Planeje antes de executar

Um bom planejamento é, sem dúvida, o fator mais importante quando falamos em otimização do tempo no trabalho. A primeira coisa que temos que fazer é planejar nossas atividades, e aqui vão algumas dicas de como planejar nosso tempo:

Defina metas de curto prazo

Todo bom planejamento começa com metas a serem cumpridas. Defina suas metas e da sua equipe sobre as atividades que devem ser finalizadas. Para isso, liste as principais atividades que você e sua equipe têm para fazer, elenque as mais importantes e defina prazos para cada uma.

Utilize recursos visuais como quadros e flip charts. É importante que todos possam visualizar seus objetivos e dos seus colegas, isso reforça o compromisso de todos com time.

Planeje-se com 3 dias de antecedência

Essa é uma estratégia da Metodologia Tríade de Produtividade. Planejar as tarefas do dia sem dúvida é importante, mas é comum imprevistos acontecerem e não conseguirmos executar uma ou mais atividades, não cumprindo as nossas metas. Quando planejamos um período um pouco maior, conseguimos recuperar o tempo perdido, reorganizando a agenda.

A otimização do tempo requer um bom planejamento, para isto, é importante ter claro a ordem de importância de todas as tarefas e uma previsão correta do tempo que cada uma levará para ser finalizada.

Planejando suas atividades para os próximos três dias, você consegue planejar não só as tarefas mais urgentes, mas também aquelas que não são tão importantes, mas precisam ser executadas. Além disso, pode garantir uma margem de tempo para eventuais imprevistos.

Otimize suas atividades

Diversas atividades que realizamos no dia a dia são recorrentes, ou seja, precisamos repeti-las diariamente, semanalmente ou pelo menos uma vez ao mês. Identifique maneiras de otimizar estas tarefas com a utilização de sistemas, modelos prontos ou reaproveitando parte do que já foi realizado.

A otimização do tempo requer a otimização de atividades, que vão tornar as pessoas mais produtivas.

Tenha uma check list e evite retrabalho

Um dos maiores “ladrões” de tempo nas empresas é o retrabalho. Não há nada mais desagradável que termos que gastar nosso tão precioso tempo em algo que já fizemos, mas não ficou bom.

Para garantir uma boa otimização do seu tempo, tenha uma check list para conferir cada uma das suas atividades. Isto pode demorar um pouco mais, mas nada comparado ao tempo que irá gastar para refazer um determinado trabalho.

Evite interrupções

Evitar interrupções é uma ótima dica na otimização do tempo. Tenha horários específicos para atividades que não costumam ser muito produtivas, como ler seus e-mails ou tomar café.

A parada para leitura de e-mails costuma ser uma vilã da otimização do tempo, pois todos costumam receber mensagens em excesso e gastam horas respondendo todas elas.

Defina um tempo de leitura, responda primeiro os e-mails que são urgentes, e responda os demais somente se sobrar tempo.

Use ferramentas auxiliares

Existem algumas simples ferramentas que podem ser utilizadas na otimização do tempo e que vão ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe. Uma delas é o calendário, que muitos já utilizam, mas costumam fazer isto apenas para compromissos e reuniões. Tenha também um calendário de tarefas, que irá lhe ajudar a prever o tempo necessário para cada atividade, facilitando o planejamento das suas ações.

Outro recurso simples, mas bastante útil, é a utilização de Post-it’s em um painel de atividades. Os Post-it’s são muito utilizados, pois são fáceis de manusear e ficam visíveis para toda a equipe.

Também existem diversas ferramentas de gestão de tarefas e projetos que funcionam online, facilitando a interação entre os membros de uma equipe, mesmo que estejam trabalhando em locais diferentes. Este tipo de sistema facilita a comunicação, evita retrabalho e garante que todos trabalhem alinhados em um único propósito.

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