Muitas vezes, a reunião de equipe acabam sendo impopulares pelo tempo que levam e pelo número de pessoas envolvidas. Mas como será possível tirar o máximo de proveito nas reuniões de sua empresa?
Será possível utilizar algumas técnicas e dicas para otimizar o tempo empregado nas reuniões e mesmo assim torná-las produtivas? Neste post, iremos abordar algumas dicas de como conseguir isso. Acompanhe!
Gaste mais tempo na organização da agenda da reunião
Um dos maiores fatores de perda de tempo nas reuniões é a falta de objetivos claros na realização dos encontros. Assim, caso não esteja claro o que será tratado, fica bastante difícil definir os objetivos que deverão ser alcançados.
Para que uma reunião seja bastante efetiva, é preciso empregar o tempo de forma inteligente. E isso começa com a elaboração correta da agenda do que será tratado, ou seja, quais os principais pontos que deverão ser discutidos e até mesmo a ordem que deverão ser abordados durante a reunião.
Todos os pontos precisam ser anotados e a agenda precisa ser meticulosamente cumprida, sendo que você poderá reservar alguns minutos a mais em cada tópico para possíveis dúvidas ou discussões. Assim, o tempo máximo permitido não será ultrapassado e a agenda será devidamente executada. Aqui vale a pena investir em um sistema de gestão de reuniões que além de auxiliar na organização da agenda permitirá que as tarefas sejam distribuídas e os resultados destas sejam acompanhadas.
Entenda quem são as pessoas chave que deverão participar da reunião
Ainda falando sobre a agenda, a definição de quem são os colaboradores-chave que deverão participar da reunião de equipe também é essencial para o emprego, de forma inteligente, do tempo que a reunião irá durar. Estude, pelo menos, duas vezes a lista dos colaboradores que irão participar do encontro e, de acordo com a agenda, defina o momento em que eles devem falar e qual o papel de cada um neste dia.
Verifique se, em alguns casos, não é possível informar aos colaboradores os tópicos abordados durante a reunião com um e-mail, detalhando os assuntos que foram tratados. Ou veja ainda se não é possível, ao invés de deslocar todo um setor, fazer a reunião com o coordenador do grupo, sendo este o responsável por repassar aos subordinados o que foi tratado.
Não faça reuniões desnecessárias
Ao programar uma reunião de equipe, pense se realmente ela é necessária, se o tempo e os colaboradores envolvidos terão que ser comprometidos ou se o assunto pode, de forma resumida, ser tratado em outra reunião, como um tópico a ser discutido.
Entenda também se a frequência e a duração que essas reuniões possuem são realmente necessárias, já que muitas empresas simplesmente fazem encontros semanais sem nunca discutir a real eficiência deles.
Seja sensato em relação ao tempo das reuniões
O tempo empregado para a realização das reuniões precisa ser definido com sensatez, utilizando a duração que parece justa para os seus colaboradores. Tenha em mente uma reunião que você já participou e que considerou eficiente e utilize essa ideia para definir a duração do encontro.
Lembre-se que todos os colaboradores envolvidos possuem tarefas que devem ser realizadas e que estarão ali empregando o seu precioso tempo para ouvir e participar dos tópicos abordados. Por isso, é preciso sempre estabelecer com ponderação o tempo que vai ser gasto durante a reunião.
Não atrase o início da reunião
Estabeleça em sua empresa a cultura de reuniões de acordo com a hora estabelecida, ou seja, é preciso ser pontual e respeitar os colaboradores que comparecem no horário correto. Após algumas reuniões iniciadas pontualmente, seus funcionários irão entender o recado e começarão a chegar no horário certo que foi determinado para o início da reunião.
Mostre aos seus funcionários a rigorosidade no cumprimento dos horários não só para o começo das atividades, mas também para o término da agenda, que deverá ser respeitada, mostrando a eles a importância do tempo de todos os envolvidos.
Apresente os tópicos e esteja focado nos objetivos
O primeiro passo para essa objetividade é estar na hora marcada para o início da reunião de equipe, com todo o equipamento montado e com a apresentação já aberta, uma vez que costuma-se perder muito tempo na hora de montar ou ligar os aparelhos e checar se a apresentação está no ponto correto para ser iniciada.
Assim, ao iniciar a sua reunião, apresente os tópicos que serão trabalhados e não se esqueça de permanecer focado nos objetivos reais da reunião, que devem ser discutidos com todos os participantes — já que, de acordo com o seu planejamento, a presença deles é relevante no processo.
Caso os participantes não estejam motivados, é preciso encorajá-los a participar, evitando assim a perda de tempo à espera de que cada um se manifeste de forma voluntária. Caso as participações fiquem muito longas ou ainda saiam do contexto da reunião, retome a palavra e o foco da discussão para evitar o desperdício de tempo.
Conclua a reunião
Utilizando o seu planejamento, a escolha das pessoas certas e a apresentação de forma objetiva irão lhe auxiliar a concluir a reunião de acordo com o tempo otimizado que ela deverá levar. Assim, poderá ocorrer do encontro terminar antes mesmo do horário determinado, mas esse tempo não deverá ser utilizado para tratar de assuntos de outras reuniões. Encerre e agradeça a participação e o tempo de todos os envolvidos.
Também poderá ser enviado um e-mail a todos os participantes com os principais tópicos que foram abordados durante a reunião, recapitulando os assuntos que foram discutidos e fazendo um fechamento oficial do encontro.
Neste post, você viu que para tirar o máximo proveito de reuniões na sua empresa é preciso investir tempo em seu planejamento e organização, definindo de forma clara os objetivos e pessoas envolvidas. Outro ponto focal é a determinação da real necessidade, frequência e tempo das reuniões, que devem estar baseadas na eficiência destas e dos resultados obtidos para a empresa referentes ao tempo empregado.
Por fim, você viu que seguindo todas as dicas é possível terminar a reunião até mesmo antes do final previsto, o que mostra o seu comprometimento com seus funcionários e com as agendas destes. Por isso convidamos você a assistir o webinário exclusivo que fizemos para líderes e gestores: Como otimizar a gestão da sua equipe com Neotriad! Você irá aprender uma forma simples de saber o que cada um da equipe está fazendo, ter recursos para facilitar a delegação de tarefas e como mensurar a produtividade do time:
Precisando melhorar o controle e gestão da sua equipe?
O Neotriad pode te ajudar a organizar as atividades e projetos da sua empresa!Clique no botão abaixo e assista nosso webinário gratuito
“Como otimizar a gestão de sua equipe com Neotriad”: