Para quem faz gestão de equipes, crescer é um processo doloroso. O crescimento envolve a descentralização de atividades e quebra de paradigmas dentro da empresa.
No processo de crescimento, uma das ações mais valiosas é saber delegar tarefas — atividade indispensável para o amadurecimento saudável e sustentável de um empreendimento, que beneficia a gestão de equipes e todos os envolvidos com o negócio.
Mas, apesar de sua importância, ainda há muita dificuldade em executar essa função. Em uma pesquisa realizada pela Universidade de Stanford, nos EUA, 35% dos executivos afirmaram que precisam aprender a delegar tarefas para melhorar — enquanto 37% declararam que buscam ativamente desenvolver essa habilidade.
Nesse contexto, identificamos alguns dos principais motivos que fazem com que a descentralização de atividades seja algo difícil para gestores de empresas nesse post. Além disso, também separamos algumas dicas de como fazer isso de forma eficiente. Tudo para ajudar você nessa missão! Vamos lá?
As dificuldades da delegação de tarefas na gestão de equipes
Espírito paternalista
Este é um dos motivos mais comuns de problemas na gestão de equipes. Muito empresários veem seu negócio como um filho, possuindo dificuldades em delegar tarefas para outras pessoas por conta disso. Isso ocorre principalmente em empresas familiares, de pequeno e médio porte.
O excesso de paternalismo pode sufocar o crescimento e amadurecimento de uma empresa no mercado e, consequentemente, levar um empreendimento a falência. Nessa situação, cabe ao empresário suportar as dores do crescimento e, mesmo em meio aos riscos, aprender a delegar atividades.
Ou, caso prefira, continuar com uma empresa familiar e de pequeno porte por medo de arriscar.
Medo de perder o controle das atividades
Outro problema recorrente é o medo de perder o controle das atividades. Muitos gestores possuem, por natureza, a necessidade de centralizar em si mesmos todas as decisões e atividades de sua empresa ou departamento — e caso isso não aconteça, sentem-se sem controle sobre o negócio.
Em excesso, essa necessidade pode travar todos os processos que existem dentro da empresa — e deixar as atividades simples do dia a dia muito mais obstativas e demoradas, visto que precisam sempre do aval do próprio gestor para sua liberação.
Isso não deve fazer parte do vocabulário de um empreendedor! Delegar não significa perder o controle das atividades da empresa. Muito pelo contrário — é poder contar com alguém que o auxilie na execução das tarefas, trazendo mais abrangência, celeridade e segurança para a empresa.
Aflição na hora de prestar as contas
Quando uma tarefa é delegada a um subordinado, a responsabilidade final não deixa de ser do gestor — ele ainda será o responsável por prestar contas do que está acontecendo em seu departamento. Então, no caso de insucesso, a responsabilidade sempre será do gestor.
Pela aflição de apresentar resultados insatisfatórios à diretoria, muitos gestores continuam com suas diversas tarefas e se sobrecarregam de atividades. Isso é uma estratégia para não correr riscos e continuar com a certeza de que tudo sairá bem.
Entretanto, é importante lembrar que essa não é a atitude de um verdadeiro líder. O líder é aquele que assume a responsabilidade por sua equipe, e não se sobrecarrega por medo de seus liderados falharem em algum ponto da trajetória.
Falta de tempo e de treinamento
Terceirizar atividades envolve tempo e treinamento do novo responsável. Porém muitos empreendedores jugam-se sem tempo de treinar seu colaborador para assumir aquela tarefa, então deixam tudo de lado.
Em outros casos, há procrastinação. O treinamento vai sendo adiado, semana após semana, e o colaborador não é devidamente treinado para assumir suas novas responsabilidades.
Contudo, é justamente a capacitação de um funcionário para assumir uma atividade, no caso de alguém estar sobrecarregado, que irá adiantar centenas de processos e dar mais celeridade ao dia a dia do negócio. Além disso, resultará em maior produtividade para a empresa.
Falta de confiança em sua equipe
Muitas tarefas não são delegadas por falta de confiança nos colaboradores. Isso geralmente ocorre quando o empreendedor se considera o único a saber fazer do jeito certo, sentindo-se na obrigação de continuar com a tarefa para que tudo continue saindo como o esperado por ele.
Nesses casos, mesmo quando o empreendedor ainda consegue delegar uma ou outra atividade, há o que se chama de “falsa delegação”. A atividade é delegada, mas não a autonomia para resolução dos problemas e conflitos que surgirem pelo caminho.
Como facilitar a descentralização de atividades
Delegar é muito importante para o gestor de equipes, pois é uma demonstração de que ele confia e acredita no potencial de seus trabalhadores. Além disso, seus colaboradores têm a oportunidade de crescer e adquirir novas competências — conhecimentos, habilidades e atitudes — que beneficiem a empresa.
Para o empreendedor, a delegação também é uma ótima oportunidade de focar nas suas atividades mais importantes, deixando as atividades-meio nas mãos da equipe. Isso evita, inclusive, problemas de saúde causados pelo cansaço e stress no trabalho.
Confira, a seguir, algumas dicas para uma eficiente implementação da prática da delegação de tarefas:
Conheça a pessoa que receberá a tarefa
É importante que a atividade seja delegada para a pessoa certa — mas isso só será possível se o gestor conhecer sua equipe de trabalho. É uma questão de estratégia: o colaborador deve possuir os conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias a nova atividade. Dessa forma, além de garantir uma atividade bem-feita, você também faz uso dos diferentes talentos disponíveis em sua equipe.
Invista no treinamento da pessoa responsável
Não se pode cobrar resultados de alguém que não foi nem mesmo treinado para executar uma tarefa. Esse, talvez, seja o maior erro de um gestor! Investir no treinamento de seus colaboradores é muito importante para que todas as atividades sejam realizada com sucesso.
Acompanhe as atividades
Não basta delegar a tarefa — é preciso acompanhar a atividade e avaliar se ela está sendo realizada da maneira correta, ou se é necessária alguma alteração em seu curso. Caso seja necessário, não deixe de fazer os comentários e mudanças necessários!
Delegue também a autonomia
Muitos gestores delegam apenas as atividades, enquanto todas as decisões continuam dependendo deles para serem tomadas. Isso é extremamente prejudicial ao encarregado pela tarefa — que logo ficará desmotivado pela falta de autonomia para tomar decisões.
Dê feedbacks constantemente
Esta é uma poderosa ferramenta para os gestores — mas muitos ainda não sabem como utilizá-la! Além de acompanhar a tarefa delegada, é importante dar um retorno sobre o que está sendo bem feito e o que deve ser melhorado, para que a atividade seja realizada com maestria.
Delegar é difícil, pois envolve confiança — em si mesmo e nos outros. O gestor continua sendo o responsável pelo resultado final, mas as atividades estão nas mãos de outras pessoas. Além disso, a dificuldade em delegar atividades está ligada ao excesso de paternalismo e ciúmes. Apesar das dificuldades, a delegação é indispensável para empresas que querem crescer.
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