Ter equipes produtivas é um dos objetivos de qualquer empreendedor. E quando se trata do setor de academias, profissionais com diferentes atribuições e perfis devem estar entrosados para atender os alunos da melhor forma possível. Aumentar a produtividade do time é um dos segredos da boa gestão de academia.
Esse post traz uma lista com as melhores dicas para academias que buscam crescer e alcançar um novo patamar. Entenda como, por exemplo, a adoção de um sistema pode transformar a rotina profissional e gerar resultados expressivos.
1. Adote um software focado em gestão de equipes
O primeiro passo para tornar os colaboradores da academia mais produtivos é adotar um software próprio para isso. Com uma ferramenta auxilie na gestão de academia, as horas passam a render mais e o trabalho de cada pessoa fica mais organizado.
2. Automatize processos que tomam muito tempo
Uma das vantagens de incorporar um software de gestão de equipes à academia é a possibilidade de automatizar processos. Veja quantas questões do dia a dia podem ser positivamente impactadas:
- Financeiro: o fluxo de caixa da academia se torna mais organizado quando colocado em um sistema, com o controle de receita e despesas.
- Rotina dos professores: com processos sistematizados, o professor pode organizar o seu tempo. Ele deve se dividir entre os alunos presentes e prestação de contas ao coordenador – além de contatar alunos ausentes para manter a base da academia.
- Novos serviços e eventos: em um sistema, os líderes têm mais condições de estruturar melhorias e organizar eventos.
- RH: questões burocráticas como contratações, férias e demissões se tornam mais práticas quando colocadas em um sistema.
- Compras e manutenção: os gastos com novos equipamentos e com a manutenção em geral tem de ser bem esquematizado. O software pode ajudar também a manter esse processo importante na gestão de academias.
3. Incentive os colaboradores a usarem a ferramenta
A adesão de todos os colaboradores é a chave para extrair o maior valor de um software na gestão de academias. Líderes devem ser criativos e persistentes para criar essa nova cultura dentro da academia.
O recomendável é que não seja um movimento forçado, mas pautado no convencimento. Procure transmitir a ideia de que o sistema não fará a pessoa trabalhar mais. Pelo contrário, ele vai organizar as suas horas para que rendam mais e gerem mais resultados individuais e coletivos.
4. Faça um controle de projetos e entregas
Algumas atividades de grande relevância para a academia não devem ser classificadas somente como tarefas ou compromissos. No software Neotriad, existem outras classificações para aperfeiçoar a gestão de produtividade: os projetos e as entregas.
A criação de projetos e entregas que compõem esses projetos ajuda a empresa a dar passos importantes. Em questões que demandam um tempo maior, por exemplo, o projeto ajuda a dar uma visão mais completa do todo para os gestores.
Para as academias, projetos são adequados para mudanças de endereço, implantação de sistemas internos de gestão, realização ou participação em workshops e outros processos que levam semanas e até meses para serem concluídos.
5. Crie equipes de trabalho
Dentro das academias, é importante que os profissionais não fiquem dispersos ou atuem por conta própria. A criação de equipes ajuda a organizar os fluxos de atividades e eleva a produtividade. Veja algumas das equipes que podem ser criadas em academias:
- Financeiro;
- Professores;
- Vendas;
- Gestão de Pessoas.
A criação de equipes ajuda também os donos que acumulam funções dentro da academia. Em muitos casos, uma mesma pessoa fica responsável por questões financeiras e de gestão de pessoas. A separação por equipes permite uma organização mais eficaz do tempo.
6. Divida o planejamento entre coletivo e individual
O planejamento, por si só, representa um salto em produtividade para qualquer equipe. Mas um ponto fundamental é dividi-lo entre coletivo e individual.
No planejamento coletivo, as tarefas devem ser delegadas pelos gestores de forma clara e assertiva. É preciso respeitar o tempo previsto para a sua execução para que os profissionais não se sintam sobrecarregados.
Ainda nesse ponto, vale ressaltar a importância de um software específico, pois muitas empresas recorrem ao WhatsApp para gerenciar tarefas. É natural que esse tipo de procedimento crie desordem na lista de atividades e leve a uma perda de produtividade, já que o WhatsApp funciona especificamente para a troca de mensagens rápidas e acaba criando urgências.
O planejamento individual inclui as atividades que cada profissional tem de desempenhar diariamente. É preciso que os gestores fiquem de olho para saber onde cada pessoa está alocada.
7. Crie uma agenda colaborativa para a gestão de academia
Para conciliar planejamento coletivo e individual, uma dica é criar uma agenda colaborativa. Em um sistema comum a todos os colaboradores da academia, as pessoas distribuem as suas atividades. Isso traz transparência e organização, além de impedir que algum funcionário acumule tarefas que vão além da sua função.
A agenda colaborativa deixa tudo sistematizado e traz mais entrosamento à academia. As pessoas tendem a dialogar mais e cooperar. Esse método também favorece a formação de novos líderes, o que ajuda no crescimento da empresa e evita que os donos tenham de assumir todos os processos.
8. Gerencie o tempo com inteligência
O tempo é valioso dentro das academias, por isso a sua gestão deve ser bem feita. Procure manter o relógio a favor de sua equipe. Veja alguns grupos de atividades que demandam o bom controle do tempo:
- Aulas: o dia a dia de academias envolve muitas aulas com hora marcada. É fundamental que o professor esteja a postos no horário combinado para evitar a frustração dos alunos.
- Personal: alguns professores acumulam também a função de personal trainer de alguns alunos. Eles devem controlar bem o tempo para que esse serviço não prejudique as suas outras atividades dentro da academia.
- Reuniões: periodicamente, é saudável reunir-se com as equipes para avaliar os resultados. Mas os gestores têm de tomar o cuidado de respeitar as agendas dos envolvidos. “Os compromissos são fundamentais para mostrar quando cada colaborador está ocupado, em aula, por exemplo”, aponta Marcelo Nascimento, consultor do software Neotriad e proprietário da academia MR Fitness, em Belo Horizonte (MG).
9. Respeite o tempo de adaptação da equipe
A adoção de um software de gestão de equipes proporciona uma série de benefícios, mas implica em uma mudança de cultura na academia. Por isso, os donos devem respeitar o tempo de adaptação dos colaboradores.
Enquanto algumas áreas tendem a se adaptar mais facilmente, profissionais de vendas, por exemplo, seguem uma rotina de tarefas de forma organizada. Por isso, acabam percebendo mais rapidamente as vantagens da ferramenta.
Por outro lado, os professores talvez resistam no início, pois não costumam trabalhar com base em uma lista de tarefas. É preciso mostrar a eles que certas atividades são importantes para o sucesso da academia.
O relacionamento é um bom exemplo: os professores nem sempre se interessam em ligar para os alunos para manter o contato. Essa comunicação, porém, faz a diferença nos resultados da empresa. Cabe ao gestor demonstrar isso aos professores, a fim de que todos entendam a importância dessa ação.
Uma boa técnica é sugerir o modelo híbrido no início, que concilia o sistema com a agenda de papel. Sem dúvida, aos poucos, a pessoa irá perceber que o software mudou a sua rotina para melhor.
10. Mensure os resultados
A dica final para elevar a produtividade das equipes que compõem academias é mensurar os resultados. Assim como em qualquer atividade, o acompanhamento de dados e indicadores contribui para o sucesso das empresas.
Portanto, os líderes precisam mensurar os resultados também para apresentá-los à equipe, principalmente como forma de motivar os colaboradores. Desse modo, conforme o negócio avança com base em um time produtivo, todos têm a ganhar.
Uma transformação na gestão de academias
Viu só como é possível elevar a produtividade e aumentar os resultados em academias. O primeiro passo é escolher o software ideal, com um preço justo e funcionalidades importantes. O Neotriad é referência nesse mercado e traz uma série de funções bastante úteis na gestão de academias. Aproveite para conhecer a ferramenta agora mesmo e faça um teste gratuito por duas semanas!