Prioridades: como definir no trabalho em equipe

prioridades, mãos masculina digitando no teclado do notebook, trabalhando

Se você é gestor de equipe, sabe que é essencial controlar e deixar bem claro aos colaboradores quais são as prioridades no trabalho de cada um para atingir os resultados esperados. O primeiro passo parece óbvio, só que não: ter clareza do que é prioritário. Quando não há clareza, tudo vira urgente e todos se perdem em meio ao processo.

A partir de experiências e pesquisas do especialista em gestão de tempo e produtividade, Christian Barbosa, selecionamos cinco dicas certeiras para estabelecer prioridades. Claro que o assunto não termina aqui, mas é um bom começo para definir prioridades no trabalho em equipe.

Tenha controle do seu dia 

Não adianta querer priorizar se você não tiver um planejamento. São coisas ligadas, mas que acontecem em uma ordem. Primeiro, é preciso puxar da cabeça tudo que há para fazer e depois planejar isso nos próximos 3-5 dias. Feito isso, deve-se entrar no detalhe de cada dia e definir o que deve ser feito primeiro e o que fica para depois. Se você não souber o que deve fazer e ficar apenas recebendo e enviando e-mails com ordens, não conseguirá priorizar de forma eficaz.

Antecipe ao máximo 

Sempre que possível, não espere a prioridade virar urgência para fazer. Quanto mais antecedência você e sua equipe tiver, mais flexibilidade terão na hora de definir o momento certo de execução. Adiar uma prioridade que tem prazo para um momento de melhor performance é muito saudável. O problema é quando você ou sua equipe tem de fazer porque está no limite da entrega. A tendência é perder qualidade no produto final.

Negocie prioridades antes de serem urgências 

Se algumas prioridades dependem de terceiros, não espere que eles lembrem dela na última hora. Você não pode mudar o modo de as pessoas se planejarem. Mas o seu planejamento pode funcionar como exemplo positivo e inferir na boa produtividade de toda a equipe. Pequenos e-mails de lembrete ou de oferecimento de ajuda são boas práticas.

Negocie com seu superior 

Muitos chefes não aceitam quando delegam uma tarefa e a pessoa simplesmente diz: “não dá pra fazer”. Não dá por quê? Quais as prioridades? É bem diferente quando eles chegam e falam: “estou com essas prioridades na semana, o que você acha que deve ser priorizado?”. O líder tem de saber o que é prioritário, e pode negociar junto os prazos. Alguns dias precisarão de “tempo extra”, mas na maior parte dos casos será possível ajustar.

(Saber dizer não é uma das dicas do artigo “7 coisas que você deve ignorar para ser mais feliz e bem-sucedido”, que traz alguns ensinamentos para quem quer prosperar sem perder a alegria de viver)

Negocie com base no resultado

Se perceber que alguém da equipe tem dúvidas em relação ao que deve ser priorizado, a sugestão é fazer questionamentos com essa pessoa sobre as metas, momento, visão ou missão da empresa. Precisa aumentar o faturamento? Priorize as atividades de faturamento. Precisa aumentar a qualidade de serviço? Priorize o atendimento ao cliente. Priorizar significa dar uma ordem de execução (não esquecer a atividade). Por isso, saber o momento certo de fazer se torna imprescindível nessa decisão.

Para ajudar você e sua equipe a definir prioridades no trabalho, há ferramentas de apoio. Uma das mais eficazes é o software Neotriad. Conheça e faça um teste grátis!

O que você achou? Tem alguma outra dica para para definir prioridades? Escreva aqui na área de comentários do blog!

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