Delegar tarefas é uma dificuldade recorrente no dia a dia das empresas. Gestores de equipes precisam aprimorar esse processo, pois ele tem impacto direto sobre os resultados entregues aos clientes. Quem tem maior facilidade para delegar tarefas melhora o ambiente e torna todos os colaboradores mais produtivos.
Muitas vezes, a dificuldade em delegar aparece quando a empresa ganha corpo e os líderes já não têm condições de acompanhar todos os processos. Independentemente da razão que leva à dificuldade em delegar, gestores precisam se conscientizar a respeito disso. Preparamos um conjunto de dicas que facilitam a delegação de tarefas e contribuem para um salto na produtividade da equipe. Veja a seguir algumas dicas para delegar com sucesso!
Organize os projetos em andamento
O líder de uma equipe deve ter conhecimento sobre os diferentes projetos em andamento dentro da empresa. Quando esse panorama está bem redondo, fica mais fácil direcionar os profissionais para atividades em que poderão dar maior contribuição.
Esse grande overview permite que o gestor faça uma avaliação dos projetos de acordo com grau de importância, urgência e obrigações envolvidas. Esses três fatores ajudam a delegar com precisão para aproveitar bem cada um dos colaboradores.
Evite se tornar um líder multitarefa
Muito cuidado para não fazer uma leitura equivocada da primeira dica. Visualizar o panorama de projetos em andamento não significa bancar o super-herói e atuar em múltiplas frentes.
O líder que se porta como um polvo pode se perder em meio a tantas tarefas e se torna improdutivo. Mais do que isso, ele impede que os profissionais encarregados desenvolvam seu potencial e, consequentemente, novas lideranças aflorem na empresa.
Estabeleça prazos bem claros
A melhor forma de evitar preocupações exageradas com os projetos em andamento é estabelecer prazos. Os colaboradores envolvidos precisam estar cientes não apenas do deadline, mas de todas as etapas intermediárias.
Lembre-se que alguns projetos podem se estender por meses, então é fundamental se organizar para mantê-los nos trilhos. Quando os prazos estão claros para todos, o trabalho rende melhor e as urgências deixam de surgir a todo momento.
Conheça a sua equipe
Para delegar uma tarefa a determinado colaborador, o gestor precisa conhecê-lo muito bem. Já pensou se um treinador de futebol resolve escalar o goleiro como ponta direita? Claro que não vai dar certo.
Um grande líder faz questão de conhecer os profissionais que compõem a sua equipe. E isso não se restringe a compreender as técnicas que cada colaborador domina, mas passa também pelo entendimento sobre as particularidades das pessoas. Um funcionário pode ser muito zeloso nas atividades que desempenha, mas talvez não atue bem sob pressão. Esse perfil pode ser menos adequado para receber tarefas urgentes, por exemplo.
Invista em treinamento
Conhecer os profissionais que atuam na empresa dá ao gestor os subsídios para investir em treinamentos específicos. Quando os colaboradores recebem capacitação onde trabalham, todos têm a ganhar. As pessoas passam a trabalhar mais motivadas por perceberem que contam com a confiança da companhia, que, por sua vez, tem retorno futuro com profissionais melhores.
Investir em treinamento pode ser decisivo também na formação de novos líderes. Uma empresa tem tudo para caminhar bem se alguns colaboradores passarem a arcar com mais responsabilidades.
Acompanhe as atividades e ofereça feedbacks regulares
Multitarefa nem pensar, mas o outro extremo também precisa ser evitado. Por mais confiança que se tenha nos responsáveis pelos projetos, o gestor precisa estar sempre de olho para ver como as coisas estão andando.
O modelo ideal é o equilíbrio, pois assim nada fica muito solto e o líder também não se torna uma pessoa multitarefa. Prestar um feedback semanal está entre os modelos mais adequados para manter esse equilíbrio. Pode ser uma rápida conversa em que o gestor fica a par do andamento do projeto e ajuda a torná-lo mais eficiente de alguma forma.
Tenha a ferramenta certa para coordenar processos
A maior parte das dicas que apresentamos até aqui pode ser facilitada se o gestor recorrer a uma ferramenta específica. Em um mesmo ambiente online, é possível distribuir todos os projetos em andamento – com suas respectivas atividades – e reunir todos os profissionais da empresa.
