Planejar é uma ação que não pode ser esquecida. O planejamento deve fazer parte da rotina do seu negócio, independentemente do setor de que você faça parte. Se a sua empresa já estruturou um modelo de planejamento estratégico, vai ficar mais fácil entender a importância de planejar também as ações ligadas a ele. Se a instituição ainda não tem um planejamento estratégico, manter o foco em ações objetivas e bem estruturadas é igualmente importante.
O ato de planejar está ligado a muitas variáveis, mas duas delas são essenciais: a relação com o tempo e a eficácia na realização de tarefas. É sempre melhor ter tempo para prever tudo o que precisa ser realizado e pensar sobre como isso será feito a ter que realizar tudo às pressas.
Embora o Brasil tenha fama de ser um país que produz procrastinadores, existem ferramentas que podem ajudar a mudar essa reputação e a história nas organizações. Hábitos, ações e ferramentas podem ser usados para aumentar a assertividade dos projetos e o cumprimento de prazos.
Confira as dicas para você e sua equipe montarem um planejamento de ações:
Defina os seus objetivos
Para um bom planejamento de ações, é importante ter clareza nos seus objetivos.
Geralmente você pode dividi-los em objetivo geral e estratégicos. O geral pode ser oferecer mais comodidade aos funcionários por meio da construção de um espaço de convivência para os colaboradores. Os específicos devem estar relacionados ao geral, mas com detalhamento. Por exemplo: oferecer um espaço lúdico para o público interno por meio de uma sala de jogos.
É muito importante que os seus objetivos tenham coerência com a missão, a visão e os valores da empresa. Não dá para colocar como objetivo substituir as embalagens de papel dos produtos por embalagens plásticas se a empresa tem valores ligados à sustentabilidade. O processo deve ser lógico e compatível.
Crie metas objetivas e factíveis
Se você já listou os objetivos, crie metas realistas relacionadas a eles. É importante que as metas sejam mensuráveis para que o processo possa ser avaliado e aperfeiçoado com frequência. Se você tem a meta “definir 100% das especificações técnicas de onde o espaço de conivência será construído”, precisa ter uma data limite para a realização da ação.
As metas precisam ter donos que participem da criação delas. Não adianta criar uma meta para outra equipe alcançar. Quem estará envolvido precisa fazer as observações sobre ela. Dizer qual o melhor prazo para realizá-la e a forma como isso será feito também deve ser detalhado. Por exemplo: a mensuração do espaço usando determinada técnica pode ser importante para a empresa.
Busque mecanismos visuais
Você pode anotar suas metas na agenda, no bloco de notas ou em uma planilha, mas procure mecanismos visuais para mostrá-las à equipe. Se você tem um quadro branco na sala, convide a equipe a fazer um esquema visual que mostre o andamento das ações. Use canetas coloridas para desenhar um fluxograma, um esquema ou recorra a ferramentas.
Comemore cada resultado alcançado com toda a equipe. Faça um check nas ações concluídas e promova uma breve reflexão sobre o processo de realização da tarefa. Isso ajuda a fortalecer o grupo para as ações futuras. Sempre recorde a equipe que, para ter sucesso no planejamento de ações, é importante ter entusiasmo e disciplina. A informação visual tende a impactar mais que a escrita e também ativa o potencial imaginativo da equipe.
Mensure seus resultados
Dependendo das ações planejadas, você terá metas semanais, mensais e até anuais. O importante é dividir suas metas em tarefas diárias para facilitar a realização. Crie o hábito de mensurar os resultados da sua equipe com frequência para que seja possível mudar de rota, se necessário. As metas podem ser números inteiros ou um percentual que você consiga aferir. Algumas empresas também colocam o cumprimento de cronogramas como meta.
Se uma meta não foi alcançada por duas semanas seguidas, não espere a terceira semana para tomar uma atitude. Investigue o motivo pelo qual isso está acontecendo. Chame as equipes envolvidas, avalie os mecanismos usados, verifique o contexto e veja se a meta é factível ou se há necessidade de revisá-la. É melhor revisar o prazo de uma meta do que desistir dela.
Avalie constantemente o planejamento
É preciso planejar sempre, mas esse planejamento não assegura que as ações nunca precisem ser revistas. Por isso, tenha uma margem de segurança em seus prazos de forma que você consiga sempre avaliar cada processo e sobre tempo para pensar em soluções no caso de imprevistos.
Mudança na legislação, alteração na gerência, falta de recurso ou outra situação pode fazer com que o seu planejamento precise ser revisto. Considere isso, mas trace planos de contingência para cada situação possível.
Use a tecnologia no planejamento de ações
Quando a empresa precisa planejar ações, é necessário considerar que em uma equipe existem muitas pessoas com perfis, habilidades e talentos diferentes. É preciso ter traquejo para gerenciar times heterogêneos da melhor forma possível. Aproveite os recursos tecnológicos disponíveis para conseguir isso. Eles auxiliam no processo, evitam erros, agilizam a comunicação e ainda oferecem mecanismos para estimular a equipe.
Há ferramentas on-line que permitem planejar e compartilhar projetos com equipes. O Neotriad, por exemplo, registra e rastreia as ações, deixando o processo mais simplificado. Esses mecanismos poupam o tempo do líder e de seus liderados, para que eles possam se dedicar a questões mais estratégicas.
Viu como você não precisa esperar a segunda-feira, um novo mês ou ano para começar a se planejar?
Para os profissionais, essa é uma ação vital para manter a produtividade e a eficiência nas atividades profissionais. Para as empresas, planejar é uma questão vital, que deve ser feita com muito cuidado e dedicação constantes. A empresa que não está preparada adequadamente para gerir equipes durante o planejamento de ações precisa rever sua estratégia.
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