Saiba como tirar uma ideia do papel na prática: veja como organizar os passos usando o Neotriad para melhorar a sua produtividade. Confira!
Dentro de uma agência de comunicação e após uma reunião com o novo cliente, o Diretor de Arte vai até a mesa do designer que mais confia e conta sobre a ideia que surgiu durante o encontro. O experiente colaborador ouve atentamente ao briefing e conclui que precisa criar um vídeo institucional, com muitas inovações, para surpreender a equipe de marketing da empresa.
Em seguida, o designer pausa o que está fazendo e animado inicia um roteiro em seu caderno de anotações. Uma semana depois, o coordenador envia um e-mail solicitando o vídeo para a próxima reunião, que será realizada em quatro dias. Após ler o e-mail, o designer desesperado começa a perceber a quantidade de tarefas que precisa executar em um curto período de tempo, para conseguir entregar o vídeo no prazo esperado.
Conseguiu identificar algum erro na história acima? Este é apenas um exemplo para ilustrarmos algumas ações rotineiras em diversos setores. Além, do diretor de arte delegar uma tarefa informalmente, o designer não conseguiu pensar e colocar em prática o passo a passo da ideia inicial.
Grandes ideias não são executadas da noite para o dia, sabemos disso, porém para muitos é o ponto mais difícil de entender. É muito mais difícil alcançar nossos objetivos com “monoideias”. Para termos o resultado esperado e no tempo desejado é preciso dividir a ideia em diversos passos.
A fase da execução é, sem dúvida, a mais importante. Não há resultados sem ação. Analisando o exemplo da agência de comunicação o Diretor de Arte poderia ter criado um projeto, com diversas tarefas e compartilhado com uma equipe. Pois, o que faz uma ideia acontecer é a divisão de tarefas e a listagem de todos os passos possíveis. O mais importante para a execução é deixar bem claro, que ideias são conjuntos de tarefas e questionar “como” fazer acontecer.
Criar tarefa é mais difícil do que você imagina. Os resultados não aparecem com duas ou três atividades no dia. A ideia, meta e o projeto só serão alcançadas com muito esforço e escrever um passo a passo é como seguir uma receita de bolo, é facilitar o processo e ter a certeza de que você vai conseguir ter um bolo assado, com recheio e cobertura no final do processo. Além, de ser um excelente método para evitar a procrastinação.
Como usar a ferramenta TAREFAS no Neotriad
O uso diário do Neotriad 5.0 pode te ajudar a definir o passo a passo que comentamos no texto. Porém, é importante, primeiramente, saber que existem dois tipos de tarefas:
Contempláveis – são aquelas tarefas vagas e amplas que, mesmo sabendo o que significam, tendemos a contemplar em vez de as executarmos de fato.
Executáveis – são aquelas tarefas bem específicas, de curta duração, que de fato podem ser executadas e que nos permitem ver a ação.
Com isso, pense em quantas tarefas do seu planejamento semanal são executáveis? Pensamos no resultado final, mas precisamos dar pequenos passos para alcança-lo.
Ainda está com dificuldade de avaliar se suas tarefas são executáveis ou contempláveis? Basta reparar no tempo de duração. Se a tarefa a ser feita não puder ser realizada em menos de três horas, provavelmente a tarefa é contemplável. Se a tarefa é tão grande que precisa de muitas horas ou até mesmo dias, o melhor a fazer é pensar em micro tarefas que precisam ser realizadas para a conclusão da mesma. Quanto mais você dividir, mais controle terá e mais fácil será identificar onde está a interrupção.
Pronto! Vamos lá!
Tenho certeza que agora você vai conseguir nomear corretamente suas tarefas no software. Definindo se é uma tarefa pessoal ou de um projeto específico de uma equipe.
Baseado na Tríade do Tempo você irá classificar a tarefa dentro das esferas do Importante, Urgente e Circunstancial. Definir a data e o tempo de duração. Inserir uma breve descrição e links de referência. Comentar, em tarefas de equipes, o processo de execução. Além de, repetir tarefas diárias, semanais, mensais e anuais.
Uma ótima tarefa para ser repetida é a de Revisão. Voltar no seu planejamento semanal e analisar o processo, o passo a passo, após alguns dias de execução é ótimo para acompanhar a evolução e implementar mudanças, novos passos ou até mesmo cortar as tarefas contempláveis. O conceito é ter uma tarefa repetida para uma constante atualização.
Gostou das dicas? Você acha que consegue tirar uma grande ideia do papel e iniciar o processo de execução, com um passo a passo executável? Se gostou do post, comente o seu próximo passo e compartilhe.