Uma das atribuições fundamentais do gestor de equipes é coordenar as atividades de todos os colaboradores que respondem a ele. Nesse sentido, a produtividade individual e coletiva deve estar sempre no radar do líder, pois cabe a ele corrigir eventuais problemas e compreender as razões que levam determinado funcionário a render abaixo dos demais. O gestor de equipes precisa entender também quais fatores podem levar a momentos de queda de produtividade.
É interessante observar que há diferentes vilões da produtividade apontados por gestores. Essa foi uma das descobertas da pesquisa sobre o perfil de uso da internet, realizada este ano pela Neotriad em parceria com a OSTEC – empresa especializada em segurança virtual. Foram ouvidos gestores e colaboradores de empresas de diferentes segmentos em quase todo o território brasileiro.
O objetivo do estudo era mapear os aspectos que comprometem o planejamento e a produtividade no ambiente corporativo. Neste artigo, vamos voltar as atenções para a visão dos gestores, que tiveram a oportunidade de elencar os fatores considerados decisivos para os momentos de queda na produtividade de suas equipes.
Quem não planeja não define prioridades
Será que os gestores têm a noção exata do que afeta o desempenho das pessoas durante o expediente?
Essa foi uma das perguntas que eles responderam ao longo da pesquisa. As respostas foram variadas, mas os dois fatores apontados em maior quantidade pelos gestores foram a falta de planejamento (32%) e a falta de prioridades claras (19%). Embora muitos dos entrevistados tenham feito essa distinção, é natural que quem planeja mal não saiba estabelecer prioridades claras, ou seja, mais da metade dos gestores entendem que – direta ou indiretamente – o planejamento incorreto afeta o desempenho dos colaboradores.
Outro fator indicado pelos gestores foi a perda de tempo com atividades desnecessárias (9%). Qualquer pessoa há de convir que o bom planejamento evita esse desperdício de tempo que compromete a produtividade das equipes.
O gestor precisa fazer o seu papel
Saber reconhecer as próprias falhas é o primeiro passo para corrigi-las. Os gestores precisam se conscientizar disso. Poucos entrevistados fizeram um exercício de autocrítica na resposta sobre os fatores que afetam o desempenho das pessoas. Somente 8% dos gestores reconhecem a ineficiência da gestão de equipes e projetos como algo prejudicial ao rendimento coletivo. Outros 3,5% consideram a liderança ineficiente e também 3,5% acham a gestão centralizadora. Em última análise, os números mostram que apenas 15% dos gestores se colocam como parte do problema quando o assunto é o desempenho dos colaboradores.
Ainda em relação aos fatores que comprometem o desempenho, um número merece destaque, embora seja tímido. Dos gestores consultados, 13% apontam como principal fator a ausência de um modelo ou sistema de gestão de produtividade. Fato é que todos os outros pontos elencados pelos líderes ouvidos poderiam ser solucionados (ou pelo menos atenuados) se houvesse um sistema eficiente de gestão, que permite planejar melhor e manter todos os colaboradores em alto rendimento.
As urgências como parte da rotina
Uma das perguntas feitas aos gestores durante a pesquisa foi sobre o tempo que seus funcionários gastam na resolução de urgências, pendências e imprevistos. Dos entrevistados, 28% afirmam que esse tipo de tarefa consome entre um quarto e metade do tempo dos colaboradores. O número é preocupante, pois nos leva à conclusão de que pelo menos duas horas por dia são “desperdiçadas” na resolução de urgências.
No entanto, há um número ainda mais preocupante: 23% dos gestores consultados não sabem mapear o tempo gasto com urgências, pendências e imprevistos. Pode parecer pouco, mas na prática significa que um em cada quatro gestores não está cumprindo plenamente a sua função, afinal de contas é atribuição do líder acompanhar as atividades que seus colaboradores desempenham ao longo da semana. Como se vê, a falta de autocrítica não é o único problema detectado nos gestores de equipes que participaram da pesquisa.
(E por falar em urgências, que tal saber a opinião dos colaboradores a respeito do tempo gasto na resolução de urgências? Esse tópico também foi contemplado pela pesquisa e foi abordado em um post do blog. )
Gerir ou não gerir, eis a questão
Entender quais são os vilões da produtividade na visão dos gestores é bem importante, mas a pesquisa buscou entender também como as atividades são gerenciadas em cada equipe. Com base em outros números obtidos durante o levantamento, não chega a ser surpresa que as atividades não sejam gerenciadas como deveriam.
Dentre os líderes ouvidos, 29% apontam que cada colaborador define as próprias atividades de acordo com a visão que exerce. O modelo carrega um risco real de queda na produtividade. Por mais que alguém argumente que o gestor precisa dar alguma autonomia aos profissionais que respondem a ele, tudo deve ser feito com equilíbrio. Esse modelo “anárquico” é um convite às urgências.
Outros 30% dos gestores que participaram indicam que nenhum modelo de gestão é adotado nas empresas em que trabalham (nem mesmo o modelo “anárquico” citado acima).
Quase um terço (34%) dos gestores consultados trabalham em um modelo que pode ser chamado de analógico. Nesse caso, existe uma meta departamental alinhada a metas pessoais e essa interseção gera as tarefas diárias.
O modelo analógico pode funcionar bem, mas não chega a ter a eficiência de um sistema próprio de gestão de equipes. 24% dos gestores utilizam uma ferramenta desse tipo no controle diário de atividades.
A solução existe, cabe aos gestores acreditar
Está claro que ainda há um longo caminho para mudar a cultura organizacional que impera no Brasil. Dentre todos os vilões da produtividade, a falta de um modelo de gestão é o mais crítico. Os gestores precisam dar o primeiro passo e acreditar em um sistema que ofereça as ferramentas para aperfeiçoar o planejamento e, consequentemente, tornar a rotina mais produtiva.
Há um software que traz as soluções necessárias a qualquer gestor. O Neotriad é um software pensado desde sua concepção para aprimorar a gestão do tempo. Não por acaso o projeto foi desenvolvido pelo maior especialista brasileiro nessa área, Christian Barbosa.
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