Procrastinação: os desafios da gestão e como otimizar

Algumas pessoas simplesmente são procrastinadoras, gostam de deixar tudo para a última hora, confundem as datas de entrega de seus prazos profissionais, pessoais e acadêmicos, entre outras coisas. Qual a solução para esse tipo de pessoa? Como gerenciar tarefas de forma a otimizar seu tempo e se tornar mais produtivo? Nós podemos te ajudar nessa tarefa! Confira estas informações e dicas de gestão de procrastinadores:

Afinal, quais são os desafios da gestão de procrastinadores?

É muito difícil gerenciar seu dia a dia se você tem hábitos de procrastinação. Normalmente, isso tem consequências ruins para sua carreira profissional, já que passa-se uma imagem de incompetência e desrespeito a prazos nesses ambientes. Academicamente, isso também pode te impedir de atingir objetivos maiores, como a obtenção de diplomas, certificados de conclusão de curso e até mesmo aprovação em processos seletivos. Além disso, como a procrastinação muitas vezes te faz levar trabalho para a casa, isso também pode ter efeitos sérios sobre sua vida pessoal, roubando tempo que poderia ser aproveitado com família, amigos, etc.

Como gerenciar tarefas e otimizar seu tempo?

Mas não se desespere! É possível otimizar seu tempo por meio de estratégias mais eficientes de gestão de tarefas. Veja as dicas a seguir:

Admita seus maus hábitos

Admitir sua natureza procrastinadora é o primeiro passo para vencer esse problema. Muitos não o fazem por vergonha, falta de motivação, ou até mesmo por não perceberem seus próprios hábitos de procrastinação. Mas se você realmente quer quebrar esse ciclo, deve primeiro admitir para si mesmo seus maus hábitos e identificá-los. Essa é uma estratégia que te ajuda a formular estratégias de combate e superação da procrastinação. Experimente!

Entenda os gatilhos de procrastinação

Cada pessoa procrastinadora tem seus próprios gatilhos, coisas que a faz enrolar as tarefas, deixar tudo para o dia seguinte e simplesmente não trabalhar. São várias as razões que explicam esse tipo de ação, mas nem todas são iguais. Por exemplo, há pessoas que estudam e trabalham bem ouvindo música, ou em ambientes mais barulhentos, como cafés e escritórios.

No entanto, também existem pessoas que simplesmente não conseguem lidar com esse tipo de ambiente, e cada distração acaba virando motivo para largar as tarefas e se engajar em outras atividades. Não seja essa pessoa! Ajuda muito se você compreender exatamente quais são os tipos de sons, imagens e estímulos que te fazem procrastinar. Assim, você pode trabalhar formas de eliminá-los, ou ao menos diminuir seus efeitos!

Listas, listas e mais listas

Listas são um elemento imprescindível na vida de procrastinadores. Elas ajudam a manter o controle do que há para fazer a cada dia, bem como o que já foi feito, como forma de acompanhar seu progresso. Começar o dia com uma lista de tarefas pendentes é importante para saber o que deve ser priorizado, o que pode ser adiado, e quais tarefas simplesmente não podem esperar.

Antes de ir dormir, ou nos últimos minutos do expediente, faça a lista do dia seguinte, incluindo tudo que ficou pendente, bem como as novas tarefas. Essa é uma forma de se organizar previamente para as atividades que estão por vir.

Divida suas pendências em tarefas menores

Já falamos aqui que fazer uma coisa de cada vez é uma das formas de ser mais produtivo em seu dia a dia profissional. Uma medida que está diretamente relacionada a isso é a divisão de projetos e atividades em tarefas menores, que são facilmente mensuráveis e que também podem se encaixar melhor em uma lista de metas diárias. Afinal, se você estabelecer objetivos diários muito ambiciosos, difíceis de serem atingidos, há grandes chances de acabar se frustrando e desmotivando.

Em vez disso, procure dividir suas pendências em tarefas menores. Controle quais ainda estão pendentes por meio de sua lista. Você terá maior sensação de trabalho realizado dessa forma, o que por si só também nos motiva a continuar na produtividade.

Elimine distrações

Se você tem que conviver diariamente com distrações (que podem funcionar como gatilhos de procrastinação), provavelmente será difícil cumprir seus deadlines profissionais e outras responsabilidades de seu dia a dia. Para evitar que isso aconteça, procure ao máximo eliminar aquilo que mais te distrai: desligue as notificações do celular, evite entrar em redes sociais durante o expediente, desligue a TV quando estiver trabalhando de casa e dê preferência a ambientes de estudo mais silenciosos.

Faça pausas

Fazer pequenas pausas entre uma tarefa e outra é uma estratégia muito simples, que pode aumentar a produtividade de quem está habituado a procrastinar. Basicamente, você pode designar períodos mais intensos de trabalho, que serão imediatamente “compensados” com folgas e descansos (ainda que curtos). Exemplo: em 4 sessões de 25 minutos de trabalho, faça intervalos de 5 minutos de descanso entre elas.

Após essas quatro sessões, você pode programar um intervalo maior, de 15 a 20 minutos. O objetivo é tornar as sessões de trabalho mais intensas, produtivas e completamente livres de distrações. Qualquer tipo de gatilho de procrastinação deve ser realizado durante o intervalo, como checar redes sociais, ligar para amigos, etc.

Utilize a tecnologia a seu favor: sistemas para gestão de tempo

Já falamos aqui sobre como a tecnologia pode ser importante para gerenciar nosso tempo no ambiente de trabalho. Uma das formas de auxiliar nessa tarefa de gestão de tempo é por meio da utilização de ferramentas tecnológicas que te ajudam a otimizar suas atividades.

Outra forma eficiente de gerenciar seu tempo é por meio de plataformas mais completas de gestão do tempo, como o Neotriad. Por meio do software, é possível planejar projetos, gerenciar equipes e pessoal, estabelecer prioridades, metas, bem como tarefas e compromissos.

Agora que você já tem essas dicas de gestão de procrastinadores, está na hora de colocar tudo em prática! Ficou com vontade de conhecer melhor o Neotriad? Confira este webinar e experimente a ferramenta!