Férias coletivas: 7 dicas para se organizar e evitar problemas comuns

Férias coletivas é uma estratégia interessante para determinadas empresas, sendo concedidas em tempos em que a demanda na produção é baixa, em épocas festivas como os feriados de fim de ano ou em um período estratégico para a empresa.

Alguns fatores interferem diretamente na produção e comercialização de determinados produtos. São nestas ocasiões que os empregadores utilizam esses procedimentos para garantirem a manutenção de pessoas qualificadas e até mesmo para evitar que, em determinado momento, com a produção em alta, não deixem de atender aos clientes ou tenham que contratar para suprir a ausência de quem está de férias.

Mas para isso, é necessário um bom planejamento dentro da empresa, além de alguns cuidados com itens que são fundamentais para que tudo ocorra conforme esperado.

Está pensando em implantar férias coletivas em sua empresa e não sabe como? Sua empresa já possui e passou por problemas e quer evitá-los? Continue a leitura e descubra 7 dicas matadoras para organizar as férias coletivas e evitar problemas comuns!

1. Conheça a legislação

Se no momento esse é o seu pensamento como empregador, veja alguns cuidados para que possa tomar uma decisão acertada.

• De acordo com a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e redação dado pelo Decreto – lei nr. 1.535, de 13.04.1977, Art. 139, a empresa pode dividir as férias coletivas em dois períodos anuais, porém não podem ser inferiores a 10 dias;

• As férias poderão ser concedidas parte como coletivas, com 10 dias, e parte individual, com os 20 dias restantes sendo administrados no decorrer do ano, desde que esse saldo seja quitado de uma única vez. Vale lembrar que compete exclusivamente ao empregador estabelecer os departamentos ou setores, ou se todos empregados da empresa gozarão do recesso.

• A empresa/empregador precisa comunicar por escrito a toda sua equipe sobre as férias com antecedência de 15 a 30 dias;

• Além disso, também precisa informar com pelo menos 15 dias de antecedência à D.R.T. (Delegacia Regional do Trabalho) sobre o acordo firmado com as datas de início/fim das férias;

• A mesma informação deve chegar aos sindicatos das categorias;

• Os dados sobre o período de férias devem ser anotados nas carteiras de trabalho dos funcionários;

• Para saber quantos dias o funcionário terá direito ao período de férias, deve ser levado em conta o tempo de serviço e faltas no período. Caso o empregado tenha direito a menos dias do que o estipulado pela empresa, deverá ficar de licença remunerada, pois deverá retornar ao trabalho juntamente com os demais funcionários;

• O pagamento das férias coletivas é igual ao das férias normais do empregado, ou seja, quando o funcionário tem menos de um ano, o pagamento é proporcional a esse período trabalhado. O restante é considerado como licença remunerada;

• Funcionários que são menores de 18 anos necessitam tirar férias no mesmo período escolar. Se as coletivas acontecerem em datas diferentes, deve-se utilizar da licença remunerada para os dias que não serão trabalhados, assim as férias legais serão concedidas no período escolar.

2. Cuide do planejamento

Com os devidos cuidados tomados, a preocupação agora é com serviços atrasados, projetos em fase de conclusão e clientes e/ou fornecedores que possam ligar no momento das férias. Como resolver isso?

Para que esses questionamentos não se tornem problemas, o ideal é se planejar com toda a equipe, minimizando assim todas as adversidades que possam ocorrer.

Esse planejamento deve ser feito pelo menos três meses antes do recesso, pois várias etapas devem ser concluídas, que serão discutidas abaixo.

3. Comunique-se abertamente

A comunicação entre empregador e empregados deve ser simples, dando preferência para uma conversa frente a frente com todos. Imposições por e-mail ou programas similares devem ser desconsiderados.

Agende uma reunião onde todos estejam presentes e seja direto no assunto para que a compreensão seja facilitada.

4. Dê atenção aos setores problemáticos

Procure saber quais são os setores mais problemáticos no momento e solicite atenção redobrada de seus funcionários para que os prazos sejam cumpridos. Caso necessário, direcione funcionários de outros setores com pouco movimento no momento para os setores problemáticos, pois ajudarão nas tarefas exigidas.

5. Delegue de forma eficaz

Organize com seus funcionários um cronograma para executar as tarefas e estipule datas e horários a serem cumpridos.

Para que a delegação surta o efeito adequado, é muito importante que algumas regras sejam seguidas, como:

• A tarefa deve ser entendida claramente por quem for realizá-la, evitando retrabalhos;

• Esteja aberto para sanar dúvidas da equipe;

• A delegação deve ser pessoal;

• Supervisione o andamento das tarefas para garantir a execução;

• Avalie o resultado para aperfeiçoar os próximos resultados.

Para facilitar todo esse processo, utilize uma ferramenta para gerenciar a sua equipe.

6. Esteja preparado para os imprevistos

A equipe precisa estar ciente que imprevistos podem acontecer e algo pode fugir do planejamento realizado.

Os setores precisam estar unidos para que, assim, falhas na comunicação sejam minimizadas. O ideal é uma pessoa da equipe ficar como responsável por receber esses imprevistos e alocá-los dentro do grupo de trabalho. Isso evitará que as urgências que chegarem fiquem paradas na mesa de alguém, sem a atenção necessária.

7. Motive os funcionários

Os funcionários precisam estar motivados. Devem ser uma sequência do empregador.

Daniel Pink, no seu livro Motivação 3.0, destaca que a verdadeira motivação é baseada em três pilares: autonomia, domínio e  propósito.

Existem ainda outros fatores que podem contribuir para motivação, como abertura para sugestões, criar um ambiente saudável no trabalho e desenvolver uma cultura de feedback.

8. Disponibilize a informação aos clientes e fornecedores

Com todo seu planejamento pronto, funcionários cientes e os devidos cuidados tomados, hora de informar seus clientes e fornecedores.

Eles devem ser informados com pelo menos 40 dias de antecedência sobre as férias da empresa para que possam se programar. Essa informação deve ser repassada com todos os detalhes do período em que os funcionários estarão de recesso. Solicitem aos clientes que adiantem seus pedidos para que possam atendê-los dentro do prazo, evitando assim futuros problemas.

Alguns cuidados e um bom planejamento tornam-se úteis para a realização das tarefas. Férias coletivas podem ser ótimas para a empresa, principalmente em meses onde a produção é baixa, porém precisam ser analisadas e planejadas com atenção para que não apareçam falhas irreparáveis.

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