Organizar um evento implica em uma série de desafios, inclusive o acúmulo de urgências. Mas será que é impossível realizar um evento sem urgências? Certamente, não se trata de uma missão simples, pois eventos reúnem muitas atividades e pessoas. Mas existem estratégias que contribuem para uma organização mais coesa e evita o acúmulo de tarefas urgentes.
Se você deseja realizar um evento sem urgências, este artigo lhe ajudará bastante. Preparamos uma lista com cinco dicas que contribuem para reduzir as situações urgentes em um evento. Antes das dicas, vale destacar os problemas que seu evento pode ter por conta do acúmulo de urgências.
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Evento com urgências é uma cilada!
A organização de um evento pode ser trabalhosa e corrida, mesmo quando as coisas são bem planejadas. Imagine, então, se a estratégia for inadequada e começar a chover urgências. Se um evento sair do controle de seus organizadores, os problemas podem se acumular rapidamente.
Mesmo as pequenas urgências são capazes de comprometer um evento, pois podem impactar atividades que virão a seguir. Quando uma situação urgente atrasa qualquer atividade, a tendência é que aconteça um efeito dominó.
A primeira vítima das urgências é o próprio público do evento, que pode ficar insatisfeito diante da desorganização. Em outras palavras, evitar urgências é também uma forma de não aborrecer as pessoas que compareceram.
Confira agora as nossas dicas para realizar seu evento sem urgências.
1- Construa um planejamento cuidadoso
Um evento pode ou não dar certo muito antes do grande dia. Aliás, há grandes chances de ele chegar à data marcada já fadado ao fracasso. A melhor forma de evitar isso é desenhar um planejamento bastante detalhado.
Líderes e gestores têm papel decisivo na preparação estratégica de um evento. Meses antes, é importante mapear os objetivos do evento e as atividades que farão parte dele. Aliás, a construção do planejamento passa também pela gestão de equipes, ou seja, os líderes devem definir quais colaboradores vão participar. As pessoas escolhidas precisam estar cientes com bastante antecedência, tanto para contribuir na parte estratégica quanto na execução.
O planejamento de um evento tem de ser minucioso para que nenhum detalhe escape. Dispor as diferentes atividades em uma régua de tempo é um passo importante, mas não basta. Os gestores devem verificar a necessidade de contratar fornecedores para garantir a qualidade do evento. Caso essa força externa seja necessária, é fundamental que seja compatível ao orçamento previsto.
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2- Crie processos específicos para o evento
A partir do momento em que seu evento estiver bem desenhado, será hora de delegar com sabedoria. Não basta saber qual atividade ocorrerá em qual horário e quais colaboradores serão responsáveis por ela. O gestor tem de criar processos específicos para garantir que nenhuma dessas atividades saia do planejado.
Nessa etapa, é preciso entrar no detalhe de cada fase do evento para designar pequenas tarefas. Provavelmente, muitos funcionários terão de atuar coletivamente para manter as coisas sob controle. Para isso, é vital que os líderes desenhem processos junto aos colaboradores. O evento tem muito mais chances de transcorrer com tranquilidade se todos estiverem no mesmo barco.
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3- Antecipe-se às urgências
Mesmo que você e sua equipe construam um planejamento detalhado, é possível que urgências surjam no meio do caminho. O melhor antídoto para isso se chama prevenção. Seu evento tem muito mais chances de transcorrer bem se você se antecipar a eventuais urgências.
Há diferentes formas de se precaver para situações urgentes. Uma delas é ter certa margem de tempo entre uma atividade e outra do evento para resolver problemas pontuais. Essa flexibilidade no cronograma reduz o impacto das urgências.
Outra estratégia que pode funcionar bem é deixar um ou mais colaboradores destacados para apagar incêndios. Muitos deles provavelmente estarão sobrecarregados durante o evento, por isso vale a pena aliviar um pouco a carga sobre aquelas pessoas mais aptas a lidar com situações que fogem do planejado.
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4- Faça um acompanhamento proativo
Um planejamento bem-feito não é suficiente se os gestores e colaboradores adotarem uma postura passiva durante o evento. A dica é que todos estejam preparados para lidar com eventualidades que vão surgir.
O acompanhamento proativo passa pela dica anterior de se antecipar às urgências, mas vai além dela. Líderes que demonstram proatividade são aqueles que observam o que está acontecendo e propõem soluções criativas. Se determinada atividade não apresentar o resultado esperado ou tiver pouca receptividade do público, seja ágil para transformá-la e torná-la mais interessante.
A postura proativa do gestor aumenta as chances de ser fazer um evento sem urgências a partir de suas intervenções positivas. Isso porque os colaboradores tendem a seguir o exemplo do líder e também tomar atitudes corretivas com prontidão.
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5- Tire lições valiosas do evento
Evento encerrado, hora de comemorar? A conclusão de um evento, naturalmente, merece um brinde com a equipe, mas não apenas isso. Os aprendizados extraídos são muito valiosos porque podem ser aproveitados em eventos futuros.
Cabe ao líder convocar uma reunião – que pode até ter um caráter mais informal – para os colaboradores compartilharem suas experiências. Nesse bate-papo, cada um terá a oportunidade de expor quais foram suas maiores dificuldades. A troca de ideias gerará novos insights que serão utilizados no planejamento de um evento futuro.
Essa última dica é especialmente importante porque muitos gestores podem negligenciá-la diante da exaustão causada por um evento. Por isso, seria bem determinar um ou dois dias de descanso para cada um amadurecer seus aprendizados individualmente. Feito isso, a reunião da equipe deve ser feita para que todos saiam ganhando – empresa, gestores e colaboradores.
Realize um evento sem urgências!
O que você achou das nossas dicas para fazer um evento sem urgências? Lembre-se de colocar todas em prática em seu próximo evento, pois são estratégias complementares. Como dica final, deixamos o convite para você conversar com um dos especialistas do software Neotriad. Com certeza, a ferramenta será útil não apenas na organização de eventos, mas na rotina diária de sua empresa. Basta preencher o formulário abaixo, é rapidinho!