Sabemos que um dos grandes desafios do gestor de projetos é fazer um bom cronograma de projetos. Existem uma série de imprevistos, que atrapalham muito a vida de quem trabalhar nessa área e precisa entregar o projeto a tempo.
Após anos desenvolvendo e revisando cronograma de projetos para a construção civil, quero compartilhar algumas técnicas e dicas que me ajudaram a evitar que o prazo dos projetos saísse dos trilhos.
1. Conheça o seus stakeholders
Stakeholders são os principais envolvidos diretamente no cronograma e conhecê-los é fundamental. Normalmente, na construção civil os projetistas são terceirizados e por isso é necessário entender qual o escopo, sistemática de trabalho e prazos médios de cada disciplina para montar a base do cronograma de projetos.
Imagine que uma estrutura precise, por exemplo, de 15 dias para revisar as formas do pavimento, 10 dias para a parte hidráulica e possivelmente mais 7 dias para o revisar a arquitetura do mesmo pavimento.
Por isso, saber essas informações sobre os prazos do seu projeto é essencial para articular as entregas sem atravancar o fluxo de trabalho.
2. Monitore os outros interessados
Os interessados que não atuam diretamente no cronograma mas podem afetá-los, precisam ser monitorados. Se o seu cliente for uma construtora, por exemplo, é um stakeholder que pode afetar negativamente um cronograma sem se dar conta disso.
Mudanças de premissas, antecipação de datas, demora em respostas podem ser fatais para um cronograma de projetos.
Sendo assim, acompanhar, monitorar e cobrar ações do cliente são medidas que podem minimizar os impactos negativos e evitar que o caos se instale.
3. Cronograma colaborativo
Além de conhecer a metodologia e os prazos das disciplinas envolvidas, sempre que possível, envolva seus stakeholders diretamente na confecção do cronograma.
As reuniões de compatibilização são ótimas oportunidades para isso.
Na Platz costumamos finalizar as reuniões com um acordo sobre as datas das próximas entregas.
Com essa técnica, além de conseguir um maior comprometimento da equipe, conseguimos, por várias vezes, antecipar as datas do cronograma inicial.
(Leia também: 5 super dicas para um boa compatibilização)
4. Acompanhe as mudanças
Como diria Heráclito de Efeso: “a única constante é a mudança”.
Ainda não tive a surpreendente oportunidade de trabalhar em um projeto que tenha transcorrido sem nenhuma mudança. Sejam por questões técnicas ou por alterações de premissas algo sempre muda.
Já vi construtoras mudarem de arquiteto durante o pré-executivo (que é um momento extremamente delicado, no qual estão sendo analisadas todas as interferências e validadas todas as premissas do projeto).
Por isso também é importante registrar as mudanças e avaliar o impacto delas no desenvolvimento dos projetos. É outro ponto essencial para definir quais são as atitudes que precisarão ser tomadas para evitar ou minimizar os impactos negativos no cronograma.
5. Antecipação
Infelizmente, as pessoas costumam esquecer as suas datas de entrega, com uma frequência impressionante.
Nestes casos, o importante é lembrá-las a tempo de executar o que foi combinado ou, o que seria ideal, evitar que o projetista se esqueça da data da entrega.
Para isso, utilizar um sistema de gestão de equipes ajuda bastante aqueles projetistas que sofrem com problemas de memória. Telefonemas e e-mails também são bem vindos!
(Leia também: A economia de tempo com a gestão ágil de projetos)
6. Acompanhamento
Analisar a evolução do cronograma de forma periódica é importante. O acompanhamento pode ser diário, semanal e até quinzenal, a periodicidade vai variar conforme o tipo de projetos e fase desenvolvimento.
Na Platz, colocamos todas as datas do cronograma colaborativo no calendário do Neotriad. Dessa forma temos um acompanhamento diário do andamento do projeto. Incluir os lembretes no Neotriad, também, ajuda a manter o foco entregas futuras.
Com isso, além do acompanhamento do cronograma do projeto conseguimos gerenciar a nossa agenda interna programando todas as nossas atividades vinculadas a cada entrega.
Você já teve alguma experiência com cronograma de projetos que deu super certo? Compartilhe conosco sua dica!
