Em um mundo cada vez mais corrido, muitas pessoas não sabem ao certo como administrar o tempo. Costuma faltar horas para concluir as tarefas que se acumulam diariamente.
Existem algumas técnicas e atitudes que contribuem para um uso mais racional do tempo. Aqueles que adotam essas iniciativas em sua rotina conseguem reduzir a sensação de incapacidade de cumprir todas as atividades previstas. Se você deseja entender como administrar o tempo, vale a pena conferir as dicas a seguir.
Elimine as distrações que derrubam a produtividade
A melhor gestão de como administrar o tempo começa com a eliminação de distrações que nos levam a perder preciosos minutos (ou horas) diariamente. Smartphones, com seus joguinhos e redes sociais, se tornaram uma ameaça poderosa à produtividade.
Procure se policiar para não interromper frequentemente as atividades para checar as notificações em seu celular. Uma boa solução é silenciar aplicativos que não têm relação direta com o seu trabalho.
Outra distração recorrente é a chegada de e-mails à sua caixa de entrada. Estipule horários para conferir os e-mails e transforme isso em uma atividade do seu dia a dia. Isso evita interrupções constantes e atrasos nas tarefas mais importantes.
Planeje pelo menos três dias de atividades
Dar início a uma rotina mais organizada exige uma reeducação. Muitos começam essa nova fase planejando um dia de cada vez para pegar o ritmo. Você pode optar por esse caminho, mas uma boa dica é pensar pelo menos três dias à frente.
Quando planejamos com essa antecedência razoável, podemos visualizar a semana de forma mais sólida. Além disso, não é preciso parar diariamente para definir as atividades do dia seguinte.
À medida que você se habituar dessa forma, pode passar a desenhar sua semana inteira na sexta-feira que a antecede. Isso vai ampliar o controle sobre sua própria rotina.
Defina um tempo de execução para cada tarefa
Tarefas que se estendem excessivamente estão entre as principais razões para a má administração do tempo. A demora na conclusão de atividades está associada, entre outros fatores, à falta de parâmetro.
Pessoas que não determinam o tempo de execução para suas tarefas tendem a procrastinar. Em outras palavras, patinam em uma mesma atividade e veem muitas horas se perderem nesse processo.
A melhor forma de evitar essas perdas consideráveis é estabelecer um limite de tempo para cada tarefa. Pode ser 15 minutos, meia hora, uma hora etc., o importante é criar parâmetros. À medida que essa atividade se tornar recorrente em sua rotina, vai ficar mais fácil definir seu tempo médio de execução.
Organize-se de acordo com os prazos
Diferentes atividades que compõem nosso dia a dia possuem prazos de execução. Pode ser desde a entrega de um relatório até o pagamento de um boleto bancário. Para não se perder nos prazos, organize-se de acordo com eles.
Vale a pena posicionar as diferentes atividades em uma régua de tempo. A dica adicional nesse ponto é evitar deixar tudo para a última hora. Se determinada tarefa tem como deadline o dia 20, planeje-se para concluí-la até o dia 18 para ter um respiro. Esse gap estratégico é uma forma de impedir que eventuais urgências faça com que você deixe de cumprir os prazos.
Evite o acúmulo de urgências
Um dos grandes vilões da produtividade no ambiente corporativo é o acúmulo de urgências. Quando tarefas surgidas de última hora se sobrepõem, as pessoas perdem rendimento e se veem impotentes. É fundamental estabelecer prioridades.
Do ponto de vista da gestão do tempo, urgências são muito perigosas. É fundamental evitar que elas apareçam, embora haja situações em que alguma urgência surgirá.
A recomendação é manter esse tipo de atividade como exceção em sua rotina. Com isso, fica muito mais fácil montar seu cronograma semanal de forma organizada, sem precisar realocar tarefas a todo momento.
Saiba o momento de dizer “não”
Uma dificuldade comum à maioria das pessoas é dizer “não” aos outros. Negar um favor ou um pedido simples pode soar como desrespeito, mas é apenas consciência do próprio tempo.
Saber dizer “não” é uma das melhores formas de manter seu tempo sob controle. Quem não supera essa dificuldade pode se complicar em seu ambiente profissional, pois sempre surgirão demandas de última hora.
Se algum colega ou mesmo seu chefe lançar urgências que possam comprometer a execução de outras tarefas, seja claro ao comunicar isso. Dizer “não” é também uma forma de se manter produtivo, algo que, sem dúvida, interessa diretamente à empresa.
Evite a multitarefa
Quem não aprende a dizer “não” e se vê tomado por urgências tem tudo para se tornar uma pessoa multitarefa. Embora alguns vejam isso como uma postura moderna e produtiva, estudos demonstram o contrário.
Multitarefar torna as pessoas mais dispersivas e improdutivas. Quando nos dispomos a executar várias atividades ao mesmo tempo, nosso cérebro não consegue focar verdadeiramente em nada. Resultado? Todas as tarefas têm uma perda de qualidade e seu tempo de execução excede o previsto.
Procure dosar o perfeccionismo
Algumas atividades se alongam além do tempo previsto por excesso de zelo de seu executor. É natural que queiramos entregar as tarefas com a melhor qualidade possível, mas o perfeccionismo exagerado pode ser perigoso.
A dica é dosar esse zelo exagerado na execução das atividades. Procure avaliar se está gastando tempo demais em algum detalhe que não tem real impacto no resultado. Evidentemente, a balança não pode pender muito para o outro lado, pois isso implica em perda de qualidade.
Saiba delegar tarefas
Essa é uma dica especial para gestores de equipes, que são responsáveis por vários colaboradores. Administrar o tempo pode ser um desafio grandioso para os líderes, pois eles são convidados a intervir em diversas atividades.
Coordenar um time não é sinônimo de acompanhar cada passo dos processos. Saber delegar tarefas e confiar nos colaboradores são atributos importantes para um gestor de equipes. Procure distribuir as atividades de forma eficaz para não ficar sobrecarregado e perder produtividade.
Utilize um software de gestão do tempo
As dicas apresentadas até aqui podem ser potencializadas se você confiar na tecnologia como aliada na gestão do tempo. A utilização de um software próprio para essa finalidade vai lhe ajudar a montar a rotina semanal.
Mapear as atividades com uma previsão de duração e programá-las ao longo dos dias são vantagens proporcionadas pelo software Neotriad. Além de otimizar a organização, a ferramenta segue o conceito da tríade do tempo, desenvolvido por Christian Barbosa – maior especialista brasileiro em produtividade e gestão do tempo.
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