Administração do tempo: inspire-se na Shonda Rhimes

Shonda Rhimes, a criadora de várias séries de sucesso como Grey’s Anatomy e Scandal é uma das pessoas mais ocupadas do mundo do entretenimento. Tão ocupada que se forçou a dizer “sim” a coisas que não estavam relacionadas ao trabalho, depois que sua irmã apontou que ela nunca dizia sim para nada. O resultado dessa experiência ela descreve no livro “Ano em que disse sim”, lançado recentemente, e na interessante palestra que proferiu no TED.

Shonda tem algumas técnicas para administração do tempo em seu calendário e colocar suas ideias no papel a levar ao ar novas temporadas a cada ano. Seu sucesso profissional se deve, em grande parte, à sua criatividade e competência, mas a administração do tempo também entra na equação. Neste artigo, elencamos cinco dicas da roteirista que têm influência direta sobre a sua produtividade e que, talvez, você possa adotar também.

Uma hora mágica a cada manhã

Shonda Rhimes não se limita a escrever os roteiros para as séries de TV, ela também administra uma produtora batizada de Shondaland. Naturalmente, a rotina no escritório é repleta de interrupções porque os colaboradores da empresa muitas vezes precisam do crivo da chefe.

Shonda gostaria de ter mais administração do tempo para se dedicar ao pensamento criativo, essencial no desenvolvimento de roteiros e outros projetos. A solução encontrada foi separar uma hora a cada manhã para trabalhar de casa e se focar 100% na criatividade, sem qualquer interrupção. A executiva entende que esse é o momento mais produtivo em seu dia.

Para manter a produtividade elevada durante as horas que passa no escritório, ela criou uma regra bem clara: um funcionário só pode entrar no escritório da chefe com uma solução, nunca com um problema.

Nenhum empreendedor prospera sem delegar

O crescimento de Shonda Rhimes nos últimos anos não teria sido possível se ela não soubesse delegar tarefas. Deixar seus colaboradores crescerem na empresa foi um dos fatores fundamentais para o sucesso da Shondaland.  A empresária avalia que alguns profissionais não buscam a ascensão dentro do negócio por terem medo de serem as pessoas a tomarem decisões. Shonda entende que seus funcionários não têm esse problema por estarem com ela há muitos anos, o que deu a eles a confiança para assumirem responsabilidades na empresa.

(Leia também: Gestão de equipes: por que delegar é tão difícil?)

Sempre existe o amanhã

Você já deve ter ouvido a famosa frase: “não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje”. Shonda Rhimes não é exatamente uma partidária desse raciocínio. Ela mantém o foco sempre na tarefa de momento e evita fazer muitas horas extras para adiantar o trabalho.

A empresária conta que trabalhava muitas vezes até as 23h durante o primeiro ano de Grey’s Anatomy, mas uma frase do produtor executivo James Pariott virou a chave dentro dela: “esse trabalho sempre estará lá no dia seguinte”.

Na prática, ele queria dizer que a gente nunca vai conseguir cortar uma montanha de trabalho a ponto de esgotá-la. Desde então, Shonda passou a evitar ficar até altas horas no escritório e focar sempre em subir uma etapa da montanha de cada vez, e pensar no próximo passo somente no dia seguinte.

(Leia também: Horas Extras: as 8 maiores consequências para a sua empresa)

O segredo para um sono tranquilo

Cada pessoa tem sua própria necessidade de horas de sono por dia, mas independentemente de serem seis, oito ou dez horas, o sono precisa ter qualidade. Shonda tem uma técnica simples e eficaz para dormir melhor. Como qualquer mente criativa, há dezenas de coisas passando por sua cabeça a todo momento, por isso ela decidiu sempre anotar tudo em um papel antes de dormir para não pensar em nada daquilo enquanto tenta pegar no sono. É como mover os arquivos do cérebro para o papel com o objetivo de deixar a mente livre para dormir bem e acordar disposta no dia seguinte.

Um ano sem dizer “não”

A importância de dizer “não” já foi assunto de um post aqui no blog. Pessoas bem-sucedidas costumam saber o momento de negar certos pedidos, pois sabem que essa atitude permite manter o foco no que é mais relevante em cada momento. Shonda não foge a essa regra, mas resolveu fazer a experiência de passar um ano inteiro sem dizer “não”. Essa mudança da água para o vinho foi até tema de um TED Talk apresentado pela empresária.

Uma das descobertas feitas por ela durante o ano do “sim” foi o seu vício no trabalho. Basicamente, ela se entendeu como uma workaholic. A executiva se deu conta de que, talvez, não estivesse sendo tão produtiva quanto imaginava com aquela filosofia de sempre dizer “não” e que muita coisa acontece além das quatro paredes de seu escritório. Esse ano diferente foi bastante positivo por abrir a mente de Shonda Rhimes, que precisava disso para manter aceso seu espírito criativo.

A empresária coloca também uma questão filosófica de que o excesso de trabalho e a negação a qualquer pedido ou convite poderia levá-la a deixar de viver para concluir seus projetos profissionais. De alguma forma a mudança abriu os olhos de Shonda, que desde então busca mais equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

Uma das conquistas que a empresária mais valoriza foi poder brincar com seus três filhos, a chance de viver a infância deles de forma plena. Ela conta que muitas vezes se coça para pegar o celular, mas respira e se mantém focada naquele momento de lazer com as crianças. Fato é que períodos curtos de 15 minutos são mais do que suficiente para satisfazer os pequenos, como conta a própria mãe. Com um pouco de organização, qualquer pessoa é capaz de fazer pequenos recortes na rotina para algo tão importante como curtir os filhos.

Mas o “sim” incondicional não é para qualquer um. Shonda Rhimes tem uma maneira bastante direta de negar alguma solicitação relacionada ao trabalho. Sua assinatura de e-mail traz a seguinte mensagem: “Eu não respondo ligações e e-mails após as 19h ou em finais de semana”. Mais clara do que isso, impossível.

O melhor hábito de Shonda Rhimes

Por fim, um fato bônus sobre a empresária (e uma tremenda inspiração para uma vida mais plena e produtiva). Segundo Shonda, seu melhor hábito de todos os dias é estar sempre disponível para ler histórias para seus três filhos dormirem.

O equilíbrio entre trabalho e vida pessoal não poderia encontrar um exemplo melhor.