Segundo uma pesquisa feita pela Fundação Instituto de Administração (FIA), 46% das empresas adotaram o formato de trabalho home office durante a pandemia causada pela covid-19 em 2020. Além disso, uma pesquisa feita pela USP em junho de 2020 afirma que 70% dos profissionais brasileiros querem continuar em home office, mesmo após a pandemia.
Ou seja, podemos afirmar que sim, este formato de trabalho veio para ficar. Como vimos, grande parte das empresas aderiram ao trabalho remoto para conseguirem superar a crise e seguir com as atividades na empresa.
Como o home office foi implementado de forma emergencial, muitos processos foram improvisados e agora chegou a hora de revê-los através da avaliação das melhores práticas que fazem o profissional ser produtivo mesmo longe do ambiente físico da empresa.
Por isso, reunimos aqui informações do trabalho em home office e como ele funciona, com dicas para alcançar a produtividade dos gestores e dos colaboradores no geral. Siga a leitura.
Mas afinal, como funciona o trabalho em home office no dia-a-dia?
Adicionar um novo processo em qualquer empresa pode ser uma missão desafiadora, ainda mais em meio a um cenário incerto.
Para ter um home office produtivo e fazer com que ele funcione, é necessário a organização tanto da empresa, quanto dos colaboradores. Podemos dizer que a liderança neste momento pode ser peça chave para manter o trabalho fluido e seguir alcançando resultados positivos. Em contrapartida, também é necessária a disposição e disciplina dos colaboradores para seguirem fazendo um bom trabalho e entregando os projetos com a mesma qualidade.
Os líderes só conseguem fazer com que o home office funcione se:
- Definirem prazos transparentes para tarefas e projetos
- Terem acesso à ferramentas e softwares que otimizam o trabalho
- Acompanharem a produtividade dos colaboradores mas evitarem a microgestão
- Ter a comunicação objetiva e ouvir as dificuldades da equipe
- Manter a proximidade com a equipe através de encontros virtuais
- Ter empatia com o momento difícil e de estranhamento para todos
Enquanto isso, os colaboradores só conseguem fazer o trabalhar em formato funcionar se:
- Saberem dividir o espaço físico de casa em trabalho e descanso
- Terem a mesma disciplina do trabalho presencial
- Manterem a organização no trabalho
- Entregarem as tarefas e projetos nos prazos combinados
- Terem clareza e a comunicação aberta para compartilhar suas dificuldades
A seguir falaremos mais sobre as práticas que funcionam no home office e compartilharemos dicas essenciais para manter este formato de trabalho mesmo após a pandemia.
Melhores práticas para fazer com que o trabalho em home office funcione e seja produtivo
Definição transparente de prazos para tarefas
Com a mudança de formato de trabalho, muitas dúvidas cercam os colaboradores, deixando com que sua produtividade caia.
É necessário que os líderes, neste cenário, reavaliem como era a organização das atividades no trabalho presencial e tirem o foco da quantidade de horas trabalhadas por dia ou por projetos. No caso do home office, é mais interessante adotar a estratégia de entregas de tarefas.
Através da comunicação clara e transparente, o gestor deve combinar todos os detalhes da atividade que precisa ser entregue, como: qual o objetivo e importância, quem será o responsável, detalhamento das etapas, prazos de entrega, etc.
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Implementação de ferramentas para integrar as equipes
Antes da pandemia, muitas empresas postergaram a transformação digital em diversos processos. Muitas delas tinham ferramentas na nuvem, mas não eram todas, o que fazia com que o trabalho se tornasse desconexo e sem integração dos times.
Felizmente, uma lição positiva que podemos levar deste momento difícil é a aceleração da digitalização nas empresas e sem dúvidas essa é uma dica que faz o trabalho em home office funcionar melhor.
Aplicar ferramentas digitais é essencial para garantir e melhorar a produtividade dos times, tornar a comunicação mais prática entre colaboradores e liderança, integrar processos de toda a empresa, centralizar projetos e informações, etc.
Através das ferramentas de comunicação que permitem chat interno e videoconferências, é possível ter tomadas de decisões mais rápidas e alinhamentos mais direcionados.
Já com ferramentas centralizadoras de projetos e informações, como a Neotriad, além de integrar dados essenciais para os times, é possível ainda acompanhar a produtividade dos colaboradores e melhorar resultados gerais da empresa, mesmo a distância.
Criação de novas rotinas diárias
Vamos supor que a sua rotina comum no trabalho presencial era ter reuniões presenciais toda segunda-feira pela manhã e em seguida o líder acompanhava pessoalmente o desenvolvimento das atividades, no trabalho remoto os processos precisam ser ajustados.
É importante que a liderança reavalie estes pequenos detalhes e traga-os para o formato em home office, de forma adaptada. Os colaboradores também podem contribuir com essa situação, compartilhando suas sugestões tanto com a liderança quanto com equipe, para assim encontrarem juntos o melhor formato de rotina para todos.
Para alinhar na prática, é interessante rever:
- Como será alinhado o início de trabalho dos times? Será através de aplicativo de ponto? Será através de uma ferramenta de comunicação que mostra a disponibilidade das pessoas?
- Qual será a nova frequência de reuniões e alinhamentos com a liderança? Será diária com um tempo limitado? Será semanal com o tempo mais estendido? Quem precisa estar nestas reuniões?
- Como serão feitas as entregas das tarefas e projetos? Será unificado em uma mesma ferramenta? Será enviado um email? Será avisado por uma ferramenta de comunicação como o Teams ou Slack?
Como dica final, iniciamos a análise da metodologia ágil para desenvolvimento de projetos, pois ela ajuda a criar novas rotinas mais velozes e automatizadas.
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Manter o engajamento
O trabalho em home office só irá funcionar de verdade se colaboradores e líderes se unirem para manter o engajamento e motivação entre toda a empresa, pois ele não irá acontecer de forma natural e orgânica como acontece no ambiente presencial do escritório.
Para trazer esses momentos em como funciona o trabalho em home office, deve-se notar as pequenas atitudes do dia-a-dia, pois são elas que vão manter a cultura organizacional ativa mesmo com distanciamento físico.
O primeiro incentivo deve vir dos líderes, que precisam lembrar os colaboradores sobre os objetivos da empresa e a sua missão e visão. Além disso, devem ser feitas ações que valorizam a saúde mental dos colaboradores, através de capacitações, conversas empáticas entre os times e ainda o feedback positivo.
Outro fator que mantém o engajamento da equipe é a autonomia e o incentivo da autogestão. Quando a liderança mostra confiança em seus colaboradores, os mesmos se sentem mais confortáveis para planejamento e a execução das tarefas e assim ficam mais engajados para concluí-las.
Faça o trabalho em home office funcionar e ganhe produtividade
Neste artigo entendemos como funciona o trabalho em home office através das melhores práticas para aplicá-lo e ainda melhorá-lo em sua empresa.
Entenda que este formato de trabalho só funcionará para você ou para a sua empresa se tiver organização tanto dos colaboradores quanto da empresa e liderança.
É necessário ainda a disponibilidade das ferramentas corretas para que o bom trabalho seja feito, além do engajamento dos colaboradores e a liderança transparente na hora de delegar tarefas.
Sem dúvidas, após implementar essas ações no seu trabalho em home office, sua produtividade será muito maior e os resultados da empresa vão melhorar. Quer conhecer uma ferramenta que otimiza a produtividade em home office, tanto de gestores quanto de toda a equipe? Conheça o Neotriad e faça o teste gratuito para aplicar melhorias nos processos remotos.
Conteúdo desenvolvido por Renata Furtunato, colaboradora da Neotriad.