Gerenciamento de tarefas: como fazer de maneira eficiente?

Basta observar a rotina de qualquer criança ou adolescente hoje em dia para ver como o nosso ritmo de vida está acelerado, que dirá para alguém que tem como missão diária gerir uma empresa. Reuniões, viagens, projetos e outras obrigações  —  cada coisa com prazo mais apertado que a outra  —  mostram a necessidade de gerenciar tarefas de maneira eficiente.

Mas, como fazer isso? Veja como definir metas, estabelecer prioridades certas e delegar algumas atividades vão te ajudar a fazer um gerenciamento de tarefas perfeito! Confira:

Saiba como e por que definir metas

Como é que um atleta olímpico treina para atingir a excelência? Por estabelecer metas claras para si e se manter sempre atento a elas enquanto treina e disputa competições menores. Com base em tais objetivos é que ele vai saber no que precisa melhorar, como fazer isso e de quanto tempo precisa.

Da mesma forma, podemos dizer que fixar metas é um dos pilares para conseguir gerenciar tarefas do modo correto na sua empresa. Por quê? Basicamente, elas ajudarão nos seguintes pontos:

Direcionar corretamente o trabalho

Como conquistar seus objetivos se não souber quais são eles? Essa pergunta, por si só, já mostra o valor de definir alvos antes de se empenhar para alcançá-los. Na verdade, são eles que vão ditar o que e como todos devem agir para que o negócio chegue aonde se espera.

A partir do momento em que você tornar bem claras as metas que deseja alcançar, será mais fácil eliminar as muitas distrações que aparecem no cotidiano e realmente agir para conquistar o que foi pretendido.

Otimizar o seu gerenciamento de tempo

Outro benefício de trabalhar em cima de metas é que dessa forma se consegue produzir mais em menos tempo, ou seja, você otimiza o tempo que tem à disposição. Com a rotina corrida e implacável que temos de enfrentar atualmente, nada mal “ganhar” algumas horas por dia, não acha?

Isso acontece porque conforme o seu foco vai sendo ajustado às prioridades certas, os erros comuns  —  principalmente de estratégia  —  diminuem, o que acaba fazendo o expediente render melhor.

Diminuir o desperdício

Naturalmente, se os erros diminuem e mais tarefas são realizadas em menos tempo, nem precisa pensar muito para entender que isso tudo se traduz na redução de gastos desnecessários e no aumento dos lucros.

O corte de gastos é um item constante na lista de qualquer empresa, não importa o tamanho ou segmento, mas às vezes passa despercebido ao gestor que isso pode ser alcançado por melhorar o gerenciamento de tarefas.

Afinal, um processo quebrado compromete bastante a capacidade do negócio de se manter saudável, ainda mais se o momento for de crise ou a concorrência estiver forte.

Acompanhar seu progresso ao longo do tempo

Lembra do exemplo do atleta olímpico? Durante todo o seu período de treinamento, ele vai acompanhando quanto já evoluiu e o quanto falta para chegar aonde precisa.

Muitas vezes, a batalha é para diminuir apenas um décimo de segundo no tempo final ou acertar um centímetro mais ao centro do alvo. Seja como for, ele sabe exatamente qual a situação do seu progresso.

No seu caso, ter as metas sempre em foco também vai ajudar a conhecer bem a situação do seu negócio, tanto para se animar com o que já foi conquistado até o momento quanto para fazer os ajustes necessários em busca do que ainda falta.
<h2id=”eficiente”>Como definir metas de maneira eficiente

Porém, mais do que saber da importância da definição de metas para o aumento da sua produtividade no trabalho, é preciso saber como fazer isso de forma eficiente. Veja algumas dicas práticas:

Pense nos seus objetivos de vida

Engana-se quem pensa que os alvos profissionais devem ser separados por completo dos objetivos pessoais. Na realidade, é impossível que a vida pessoal não afete o seu desempenho como profissional, e vice-versa.

Por conta disso, pense bem nos seus objetivos de vida e realizações pessoais como um todo, a fim de estabelecer alvos que não sejam conflitantes entre si, mas que visem ao equilíbrio entre trabalho e família.

Quebre os objetivos em alvos menores

Já tentou rasgar uma lista telefônica ao meio? Tentar fazer isso com as mãos é praticamente impossível, não concorda? Por outro lado, qualquer criança consegue rasgar uma folha solta de papel sem qualquer dificuldade. Isso acontece porque enquanto uma folha solta não oferece resistência, centenas delas juntas exigem muito mais força para se romperem.

Esse exemplo ilustra bem os objetivos traçados. Muitos deles são grandes e um tanto complicados de alcançar, exigem um bom tempo de preparo e investimento. Mas, quando você os divide em alvos menores e atividades mais simples de realizar, consegue, aos poucos, chegar ao resultado definido.

Seja razoável ao pensar nas metas

Enquanto o princípio de que sonhar não custa nada pode parecer válido, lembre-se de que você não está apenas sonhando, mas planejando objetivos que pretende alcançar no futuro. Sendo assim, seja razoável e não estabeleça ideais difíceis demais de atingir.

É claro que ninguém deve se limitar apenas porque certos alvos são desafiadores, afinal, qualquer propósito pelo qual vale a pena se empenhar certamente terá suas pedras pelo caminho.

Porém, não defina objetivos irrealistas, ou mesmo uma quantidade absurda de alvos menores, para não se frustrar depois. Uma receita mais saudável é trabalhar em alguns alvos e, depois de alcançá-los, definir novos.

Estabeleça prazos a cumprir

Estabelecer um prazo para cada objetivo é fundamental para que os seus ideais passem de simples sonhos a planos concretos. Enquanto não tiver uma data à vista, será mais fácil dar espaço para outras atividades e compromissos menos importantes.

Então, o tempo vai passando e quando perceber, você verá que não está mais próximo daquele objetivo do que no dia em que o definiu. Por outro lado, prazos realistas ajudam a manter o foco nas prioridades certas e conquistá-las dentro de um tempo razoável.

Trabalhe por etapas

Já sabe quais são seus objetivos e como fazer para alcançá-los? Ótimo! Agora, estabeleça uma ordem para conquistar cada um, de acordo com os prazos que definiu. Como assim?

Pense em suas obrigações a curto, médio e longo prazo. As de curto prazo são as coisas do dia a dia, imediatas, que não podem esperar. Mas, que dizer das outras?

Suponha que você estabeleceu três alvos, um para daqui a dois meses, outro para o próximo ano e o último para cinco anos. Em qual faz sentido se dedicar mais agora? Obviamente, o alvo mais próximo, para daqui a dois meses.

Ainda assim, você já pode ir “preparando o terreno” para os propósitos maiores, realizando pequenas tarefas relacionadas a eles, a fim de facilitar seu trabalho mais à frente.

Por que delegar tarefas é importante para o seu sucesso

Depois de pensar bem e definir seus objetivos, é hora de decidir quais tarefas precisam ser realizadas pessoalmente e quais podem ser delegadas. Mas, se você segue o pensamento de que “se quer algo bem-feito, faça você mesmo”, vai ver que não é bem assim.

Aliás, como gerenciar tarefas sem aprender a delegar? Essa é uma das ações mais inteligentes que você pode tomar  —  tanto a favor da empresa quanto do seu equilíbrio pessoal. Veja como isso será de ajuda:

Multiplica a sua capacidade de realizar tarefas

Por mais produtivo e dinâmico que um profissional seja, há um limite do que pode fazer até ficar esgotado. Se chegar a esse ponto, certamente vai comprometer o seu próprio trabalho, seja por entregar trabalhos inacabados, apresentar uma qualidade inferior ou, pior ainda, fazê-los da forma correta, mas às custas da sua saúde.

Por outro lado, quando você delega parte das responsabilidades a outros, você consegue multiplicar as tarefas que serão cumpridas sem sacrificar a saúde, os relacionamentos pessoais e a qualidade do próprio trabalho. Somente em situações assim é que um negócio cresce de maneira saudável e constante.

Agiliza o alcance das metas definidas

Mais uma vantagem de delegar tarefas é que, por agir assim, o tempo para atingir suas metas será consideravelmente menor. Tomando novamente o exemplo do atleta olímpico, mesmo em esportes individuais há muita colaboração envolvida.

Muitas das tarefas relacionadas a promover sua imagem, marcar compromissos e até conseguir equipamentos são delegadas a outras pessoas, a fim de que ele consiga se dedicar ao principal: treinar. Sendo assim, contar com a ajuda da sua equipe só vai agilizar e facilitar o progresso do negócio.

Promove o desenvolvimento de todos

Não é só você que vai se beneficiar por delegar tarefas, mas também as pessoas à sua volta, que vão receber essa responsabilidade extra. Além de servir como treinamento para os menos experientes, esse tipo de atividade serve para que os profissionais que o cercam mostrem seu potencial e o desenvolvam mais plenamente.

Ainda, esse pode ser um incentivo maior do que um aumento de salário, pois indica a sua confiança como gestor e tomador de decisões na capacidade de outros em entregar algo de qualidade.

Contribui para o equilíbrio pessoal e profissional

Se engana quem pensa que para ter sucesso nos negócios é preciso acabar com qualquer aspecto da vida social e familiar. Afinal, da mesma forma que a nossa vida não se resume a diversão ou ao convívio com os familiares, também não deve se resumir ao trabalho.

Agir assim mostra uma falta de equilíbrio que, felizmente, está perdendo espaço entre os empreendedores modernos. E, delegar tarefas é, sem dúvida, uma das melhores maneiras de balancear a vida pessoal com a profissional e ser feliz nas duas.

Como delegar tarefas a fim de ter bons resultados

Não é exagero dizer que delegar é uma arte, e você pode se tornar mestre nisso, desde que siga as práticas certas. Quem sabe como delegar tarefas não precisar ficar se preocupando demais com elas, e colhe resultados até melhores do que esperava inicialmente. Parece ótimo, não é? Então, veja como conseguir isso.

Escolha pessoas de confiança

Muitos gestores têm medo de delegar tarefas por conta de um conceito errado sobre o que está envolvido nisso. Acham que delegar é o mesmo que deixar uma atividade importante ou até mesmo urgente largada aos cuidados de qualquer um.

Muito pelo contrário, o primeiro passo é escolher pessoas de confiança. Isso é essencial para que você repasse parte das responsabilidades sem se preocupar se elas serão bem cuidadas, o que seria tão ruim quanto tentar fazer tudo sozinho.

Conheça bem as habilidades dos seus parceiros

Por conhecer bem as habilidades das pessoas que escolheu, você será capaz de fazer as melhores combinações, ou seja, delegar cada tarefa para a pessoa certa, que cuidará dela com maior facilidade.

Além do mais, é provável que os próprios colaboradores se sintam dispostos por saber que poderão colocar suas habilidades em prática e desempenhar todo o seu potencial.

Aprenda a não se apegar tanto

Depois de escolher pessoas de confiança, que têm as habilidades certas para realizar as tarefas, é hora de desapegar. Ficar em dúvida, pensando que tudo está dando errado ou querendo saber como está o andamento da atividade a cada cinco minutos não fará bem a ninguém.

Por isso, fuja do desejo de retomar a tarefa para si e se lembre da importância de deixar que outros cuidem de certos afazeres. Com o tempo, isso se torna mais fácil.

Dê instruções claras

Uma boa forma de evitar falhas é dar instruções claras sobre as tarefas que você delegar. Por que isso é importante? Por melhores que sejam os profissionais sob sua liderança, a boa comunicação interna é essencial para que todos estejam na mesma sintonia quanto ao que precisa ser feito.

Lembre-se de que as pessoas têm interpretações diferentes sobre os mais diversos assuntos. Então, seja específico sobre o que deve ou não ser feito para que a tarefa tenha o resultado desejado.

Acompanhe o andamento e esteja disposto a ajudar

Agora, depois de escolher as pessoas certas para realizar as tarefas certas e dar instruções claras sobre como fazer isso, seu trabalho acabou, certo? Quase. O ideal é acompanhar a distância o andamento da atividade e se mostrar disposto a ajudar caso surja qualquer dificuldade.

Desse modo, você terá tomado todos os cuidados para que delegar seja um recurso usado a favor da empresa, em vez de ser mais uma dor de cabeça. Além do mais, será visto por outros como uma verdadeira liderança, e não apenas um chefe que distribui ordens.

Como prioridades podem ajudar

É verdade que o gerenciamento de tarefas precisa ser planejado a longo prazo, visando trazer resultados positivos com consistência.

A eficiência da sua programação diária faz diferença na produtividade final e é de fato eficaz quando executada em conjunto com o planejamento semanal. Veja como definir prioridades para o seu dia:

Planeje para saber o que vai fazer

Fazer uma lista simples com tarefas diárias traz frustrações e poucos resultados. O melhor é tirar da cabeça qualquer tipo de coisa a fazer e passar para o papel todas as tarefas que estão pendentes.

Depois, veja as tarefas que devem ser feitas nos próximos dias e comece a planejar a semana ou os próximos três dias. Esse planejamento vai ajudar a dar uma visão daquilo que deve ser feito e de como será feito.

Priorize

Durante o planejamento, você percebe que o processo de priorização é vital para o dia a dia.

Na lista de prioridades estão as atividades que devem ser feitas no dia, com predominância das coisas importantes, algumas urgentes e se possível nada circunstancial.

Separe as atividades que vai delegar a outros

Depois de ver tudo que precisa ser feito no dia, separe apenas as atividades que vai delegar a outros. Isso o ajudará a se preocupar mais com o que terá de fazer pessoalmente, deixando que os colaboradores cuidem do que foi atribuído a eles.

Uma boa dica é que eles também sigam esse passo a passo, para que também aprendam como definir prioridades e não encontrem dificuldades com o gerenciamento de tempo.

Calcule o trabalho envolvido em cada tarefa

Já com as tarefas que você mesmo vai realizar em mãos, tome alguns minutos para analisar com calma quanto trabalho estará envolvido em cada uma. Por exemplo, será que determinados itens da lista levam mais de um dia para serem finalizados? Isso deve ser levado em conta.

Saber quais tarefas são mais trabalhosas e quais são mais simples te ajudará a estabelecer as prioridades e ditar o ritmo do seu dia.

Refaça a lista e a siga de perto

Todos nós temos um limite de energia, que vai diminuindo com o passar do dia. Pensando nisso, e com base nas anotações que já fez na lista, refaça a ordem, desta vez colocando as mais importantes e simples primeiro.

Isso é prático porque quando perceber que realizou diversas tarefas já no início do dia, você se sentirá mais animado a completar a lista toda

Ajuste-se conforme necessário

Aconteceu algum imprevisto? O dia rendeu menos que o esperado? Não tem problema. Coisas desse tipo acontecem o tempo todo, e você não poderá dizer que sabe como gerenciar tarefas até aprender a lidar bem com isso.

A única maneira é se adaptar às novas circunstâncias. Mas, ao seguir essas dicas, distribuindo as tarefas e começando pelas mais importantes, é provável que você consiga adiar somente os afazeres superficiais para o dia seguinte.

Invista em ferramentas de gerenciamento de tempo

Você, como um bom profissional, sabe que os métodos e ferramentas que usamos para fazer nosso trabalho têm grande impacto no resultado final, não é mesmo? Ao gerenciar tarefas não é diferente, especialmente se quiser criar na empresa uma cultura que prioriza os valores e ações que estamos mostrando aqui.

Pensando nisso, veja como as ferramentas certas fazem a diferença a seu favor:

Tempo é dinheiro

Não é complicado entender o papel de destaque que a boa gestão de tarefas tem no sucesso de um empreendimento: quanto maior a produtividade e menor o desperdício, mais lucro, certo?

Acontece que, hoje em dia, por conta do ritmo acelerado em que vivemos, é um enorme desafio equilibrar tantos afazeres sem o uso da tecnologia. Logo, uma boa ferramenta de gerenciamento é indispensável para ter resultados satisfatórios.

Ambiente mais agradável

Ninguém gosta de trabalhar em um ambiente desorganizado, com pouco controle sobre o que precisa ser feito e metas confusas. Isso só gera problemas como desgaste, necessidade de fazer muitas horas extras, etc.

Uma ferramenta de gerenciamento de qualidade vai além de manter todos alinhados nos mesmos objetivos e responsabilidades, mas cria um ambiente agradável e colaborativo, que promove o bom desenvolvimento das relações de trabalho e o progresso dos profissionais.

Aumento na qualidade do trabalho

Além de agilizar os processos de trabalho, uma ferramenta de qualidade contribui para a boa comunicação entre as equipes. Essa comunicação, por sua vez, diminui erros e mal-entendidos, aumentando a qualidade do trabalho produzido.

Como encontrar a ferramenta certa

Opções não faltam por aí no que diz respeito às ferramentas de gerenciamento de tarefas e otimização de projetos, mas nem todas vão atender ao que você precisa. Logo, veja o que é crucial procurar nesse tipo de sistema:

Facilidade de uso

Por mais eficiente que prometa ser, uma ferramenta só é boa se os usuários conseguirem entender o que ela propõe e explorar o máximo de suas funcionalidades.

É muito comum ver empresas gastando enormes somas de dinheiro em sistemas renomados, mas que não caem no gosto dos colaboradores e acabam sendo pouco aproveitados.

A facilidade de uso deve ser um dos seus critérios, pois quanto mais rápido todos adotarem a nova solução, mais cedo virão os resultados.

Solução completa

Outro fator a que você deve estar atento é como a ferramenta atende às suas necessidades. Escolher um software que deixa a desejar nas funcionalidades mais críticas para o seu dia a dia pode acabar sendo uma fonte de estresse, em vez de resolver seus problemas.

O que fazer, então? Não se deixe levar apenas pelo preço ou por outro fator isolado. Entenda suas principais necessidades e procure por elas ao considerar as ferramentas disponíveis no mercado.

Credibilidade

Ao considerar as soluções disponíveis no mercado, dedique tempo para ver quem são os profissionais por trás delas, ou conhecer mais a respeito de como aquele software já ajudou outros na mesma posição que você.

A empresa produz conteúdo sobre gerenciamento de tempo? Leia parte desse conteúdo, pois além de aprender sobre o tema você ainda terá uma noção melhor tanto dela como do produto que está prestes a contratar.

Sem dúvida, fazer todas essas coisas é um desafio. Mas, ao definir metas claras, estabelecer prioridades, saber delegar parte das atividades e usar ferramentas de qualidade você alcançará o gerenciamento de tarefas perfeito em menos tempo do que imagina.

E você, como tem feito o gerenciamento de tarefas até agora? O que pretende mudar depois de ler essas dicas práticas? Deixe sua opinião nos comentários!