A produtividade é um das coisas mais importantes para que uma empresa possa alcançar o sucesso. Porém, na rotina diária de uma corporação existem diversos elementos que podem vir a prejudicar o desempenho dos colaboradores, como o acúmulo de tarefas, a desorganização, bloqueio criativo, dentre outros. Estabelecer um mecanismo de gerenciamento do tempo é essencial para quem pretende otimizar a rotina de trabalho.
No entanto, não são todas as pessoas que conseguem estabelecer a organização necessária para ter um bom gerenciamento do tempo. Essa dificuldade de organização pode alcançar todos os níveis hierárquicos de uma empresa. Isso acaba se tornando um problema ainda maior para a produtividade empresarial. Por isso, a gestão de tempo precisa ser trabalhada em todos os níveis para que se alcance os melhores resultados.
Nesse artigo separamos algumas dicas valiosas que vão te ajudar a melhorar o seu gerenciamento do tempo e, assim, tornar a sua empresa e seus colaboradores ainda mais produtivos. Quer saber como? Continue a leitura!
Planeje a sua rotina diária com antecedência
Qualquer ação só alcança o sucesso se tiver planejamento. Sem essa palavra mágica dificilmente alguma estratégia alcançará o resultado esperado. Com o gerenciamento do tempo não é diferente.
Procure planejar a sua rotina diária com antecedência. Mas não faça isso pensando apenas no dia seguinte ou no dia de hoje. Foque em planejar seus próximos 3 dias de trabalho. Com isso, terá uma visão mais ampla do todo e capacidade de prever as urgências.
Determine o tempo de execução de cada atividade
Não adianta você elaborar a sua lista de tarefas para o dia e quando encerrar o expediente ver que não conseguiu realizar nem a metade delas. Caso isso ocorra é sinal de que você não foi nada produtivo.
Uma estratégia é alocar o tempo na agenda, como se fossem reuniões. Por exemplo, a tarefa A será terminada às 10 h, a tarefa B às 12 h, a tarefa C às 15h30 e assim por diante. Dessa forma, você cria prazos de conclusão e se obriga a executar cada ação dentro desses limites.
Faça um diário de atividades para facilitar o gerenciamento do tempo
O gerenciamento do tempo também depende de uma boa compreensão de como é a sua rotina na empresa. O que você faz, o que deixa de fazer, quanto tempo gasta pra almoçar, fumar um cigarro, planejar um trabalho… E como essas coisas impactam na sua produtividade.
Procure fazer um diário registrando tudo o que você faz no seu trabalho durante uma semana, assim conseguirá identificar onde tem perdido tempo, onde precisa de mais tempo ou quais ações têm sido improdutivas. Com essas informações fica mais fácil planejar e gerenciar o tempo dentro da empresa.
Utilize sempre o calendário
Contar com um calendário e consultá-lo é uma excelente forma de controlar e monitorar as suas atividades. Essa ferramenta contribui para que você não esqueça quais as tarefas ou reuniões que tem no dia e em quais horários deve comparecer ou executar cada uma delas.
Atualmente, é possível encontrar no mercado softwares que fornecem ferramentas de calendário bastante úteis e que podem ser sincronizados com o seu computador, tablet e smartphone. Dessa forma, o seu gerenciamento de tempo pode ser tornar ainda mais eficiente.
Saiba quais os seus prazos
Nenhuma atividade pode ser feita por tempo indeterminado. Elas têm prazo para serem concluídas e entregues, então tenha registrado quais são os seus prazos de entrega. Assim, será possível planejar o tempo que se tem para executá-las, sem ter que passar pelas famosas correrias de última hora, que acabam por influenciar não só na produtividade como também a qualidade do trabalho.
Aprenda a dizer não
Ter mais atividades do que consegue fazer é péssimo para a produtiva. Em primeiro lugar, você será obrigado a executar cada ação com pressa e tem grande chance de entregar um trabalho sem qualidade.
Em segundo lugar, as possibilidades de não ter tempo suficiente para fazer tudo são grandes. Aprenda a dizer não para as tarefas excessivas ou negocie na empresa para que possa fazer determinado trabalho em um período posterior.
Não desperdice tempo
A era da conectividade trouxe inúmeros benefícios, mas também diversas distrações, que colocam em xeque a produtividade das empresas. Consultar as redes sociais no computador ou smartphone com frequência fará com que você perca tempo.
Então, se policie para que você faça isso apenas em horários de pausa, momentos ideais para essas atividades. Use o tempo de trabalho apenas para executar as suas ações diárias.
Faça pausas
Ter um bom desempenho no trabalho não depende apenas da execução das tarefas. As pausas para descanso também são importantes, ainda mais para as pessoas que realizam trabalhos criativos. Dentro do seu planejamento reserve um tempo para ler as últimas notícias, consultar as redes sociais, tomar um café, entre outros.
Uma simples pausa ajuda a reduzir o stress do dia, a melhorar o humor e a aumentar a criatividade. Mas, é claro, tenha cuidado com os exageros.
Facilite os seus processos
Uma boa forma de tornar a execução de tarefas mais eficiente é organizá-las em categorias. Procure colocar trabalhos semelhantes próximos no seu planejamento diário.
Veja esse exemplo: a parte da manhã será dedicada para a pesquisa e elaboração de artigos, a parte da tarde será dividida na edição dos textos e formatação das imagens e, posteriormente, na publicação de cada artigo. O seu tempo será muito melhor aproveitado do que se você tivesse mesclando diversos processos.
Gostou dessas nossas dicas de gerenciamento do tempo? E como você tem feito isso e coordenado os seus colaboradores no controle da execução dos seus trabalhos? Compartilhe nos comentários um pouco das suas experiências e compreensão sobre as melhores formas de gerenciar o tempo nas empresas.
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