Organização da Rotina: entenda o papel da tecnologia

Atualmente, os desafios enfrentados pelos líderes de equipes surgem com uma velocidade considerável. São diversas atividades a serem realizadas e muita cobrança para atingir as metas esperadas pelas empresas.

Por isso, mais do que nunca, o sucesso de uma boa liderança depende da colaboração não só das pessoas, mas também da tecnologia. Com recursos tecnológicos é possível alinhar a organização da rotina de uma equipe, gerir o tempo com eficiência e alcançar melhores resultados.

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Por que a tecnologia é importante na organização da rotina de trabalho?

Um dos maiores motivos de usar a tecnologia na gestão da rotina no trabalho é o aumento do fluxo da informação. Empresas que têm uma maior sequência de troca de dados tendem a ser mais poderosas. Isso porque as companhias que aderem à transformação digital tendem a garantir a produtividade e a competitividade — em outras palavras, sua sobrevivência corporativa.

Soluções adequadas para cada negócio, como o uso de softwares de gestão, fornecem às organizações maiores retornos em ganho de produtividade. Essas ferramentas automatizam processos de uma ponta a outra do negócio e geram clareza para um gerenciamento assertivo. Por isso, são peça-chave para alcançar os melhores resultados.

A falta de um controle da rotina dificulta a execução do trabalho dos funcionários. Muitas vezes, as consequências dessa falta de gestão (como a perda do controle de tarefas e baixa velocidade de execução e de qualidade dos produtos) causa nos colaboradores uma sensação de desordem e insegurança no desempenho de suas funções.

Como as ferramentas ajudam?

Ferramentas de organização da rotina podem afetar o desempenho de uma equipe e, consequentemente, o de um líder, de diversas maneiras. Veja só:

Organização e delegação de tarefas

Além de oferecer aos líderes uma melhor visão das tarefas e da organização do fluxo de trabalho, a tecnologia pode auxiliar na divisão de atividades entre os colaboradores. Os times podem compartilhar os planejamentos de tarefas a serem realizadas na semana, por exemplo — dessa forma, sabem exatamente quem está realizando cada trabalho. A partir daí, fica mais fácil para o líder saber de quem ele deve cobrar cada projeto.

Outro ponto que beneficia a empresa como um todo é que os próprios colaboradores passam a ter mais confiança nas tarefas que desempenham, tornando-se capazes de resolver pequenos problemas. Isso diminui a carga sobre os coordenadores e aumenta a qualidade das atividades realizadas.

Gestão de tempo

Organizando as tarefas e informações, fica mais fácil visualizar e listar o que deve ser feito. Com isso, é possível controlar as demandas e cumprir prazos e horários com sucesso. Além disso, você pode definir o grau de importância de atividades, focar esforços com maior efetividade e reagir com maior agilidade a eventos inesperados.

Fazer um bom gerenciamento de tempo impacta diretamente no desenvolvimento das tarefas, maximiza os resultados e influencia na produtividade. Para isso, as ferramentas ajudam a entender como você organiza o seu tempo, a conhecer o tipo de problema que enfrenta (onde gasta seu tempo), identificar as fontes destes problemas e definir métodos de utilização inteligente de tempo.

Controle de produtividade

O conceito econômico de produtividade relaciona a quantidade do que foi produzido com o que foi consumido para a produção de um produto ou serviço. Ou seja, quantos recursos são utilizados para fazer melhor, em menos tempo e com o menor custo.

Os softwares de organização de rotina permitem que as equipes estruturem melhor suas tarefas e prioridades, possibilitando que uma sequência lógica de atividades seja desenvolvida.

A sequência de atividades realizadas se transforma em uma rotina no modo em que cada funcionário trabalha. Esse conjunto de atividades é calibrado conforme a necessidade de tempo que cada tarefa exige, aumentando, assim, a produtividade dos colaboradores.

Como os times podem ser impactados?

As equipes precisam, primeiramente, receber um treinamento de como os softwares funcionam e sobre como eles podem facilitar o desenvolvimento de suas tarefas. Feito isso, todos os colaboradores devem partilhar do mesmo projeto, entendendo a importância do desempenho do seu trabalho para a busca de objetivos em comum.

O uso da tecnologia pode conectar equipes de diferentes setores e filiais, e até colaboradores que estejam em trânsito podem acessar os projetos a serem realizados. Essa conexão e comunicação interna entre as pessoas aumenta a colaboração e a produtividade.

Com uma rotina organizada e metas determinadas, os times conseguem executar o que foi planejado. Essa é, na realidade, a parte mais importante de todo o esforço. É por meio dessas ações que os resultados são encontrados. As ações são tomadas pois cada um sabe o que deve fazer e quais são as respostas que devem entregar.

Ideias e novos projetos também podem ser realizados muito mais rapidamente com uma equipe focada e aliada à tecnologia. Manter toda a informação de processos disponível para os colaboradores permite que eles encontrem as respostas que precisam para trabalhar com mais liberdade e entusiasmo.

Quais os benefícios do uso de softwares de gestão de rotina?

• Definição de autoridade e responsabilidade de cada colaborador;
• Coordenação e delegação de tarefas;
• Padronização dos trabalhos e processos;
• Monitoramento automático de tarefas;
• Correção de possíveis desvios quando os resultados não forem obtidos;
• Visualização do andamento dos projetos em tempo real para não perder datas e deadlines;
• Redução do número de urgências e do estresse;
• Equilíbrio entre vida pessoal e profissional;
• Aumento da eficiência operacional;
• Aumento da segurança das atividades realizadas.

A tecnologia avança no sentido de facilitar e tornar o trabalho das pessoas mais eficiente. As ferramentas e softwares possibilitam que organizações tirem desse avanço tecnológico o melhor proveito possível, de forma a trabalhar de uma maneira mais efetiva.

À medida que a organização da rotina é implantada nas empresas, os índices de desorganização diminuem e aumentam as taxas de entrega de resultados e produtividade das equipes. Ao investir em tecnologia, as companhias também estão garantindo solidez para enfrentar as mudanças constantes do mercado atual.

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