Mitos da produtividade: você sabe quais são?

Você já se perguntou se está realmente sendo tão produtivo quanto poderia? Em um mundo onde a eficiência é essencial, é fácil cair em armadilhas de produtividade que, na verdade, podem estar nos impedindo de alcançar nosso potencial máximo. 

O tempo é um recurso finito e todos nós temos que nos virar com as mesmas 24 horas do dia. Por isso, a produtividade é um desafio para profissionais de inúmeras áreas.

Saber gerenciar o tempo é fundamental, não só para entregar resultados e subir na carreira, mas também para encontrar um equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Na tentativa de otimizar o tempo, acabamos experimentando diversas técnicas que prometem um milagroso aumento de produtividade. Contudo, algumas delas, na verdade, estão atrapalhando o seu rendimento, e muito!

Neste artigo, vamos explorar alguns dos mitos mais comuns que cercam a produtividade e descobrir juntos como superá-los para alcançar resultados reais.

O que é Produtividade?

A produtividade é um conceito fundamental que permeia todas as áreas de nossas vidas, desde o trabalho até os afazeres cotidianos. Em sua essência, a produtividade diz respeito à eficiência com que utilizamos nossos recursos para alcançar nossos objetivos. Isso significa fazer mais em menos tempo, sem sacrificar a qualidade do que é produzido.

No contexto profissional, a produtividade é frequentemente associada à capacidade de realizar mais tarefas em menos tempo, sem comprometer a qualidade do trabalho. No entanto, sua importância vai além da mera quantidade de produção. Trata-se também de otimizar processos, eliminar desperdícios e maximizar o aproveitamento dos recursos disponíveis.

No âmbito pessoal, a produtividade se manifesta de diversas formas. Pode ser a habilidade de gerenciar o tempo de forma eficaz para alcançar metas pessoais, como aprender um novo idioma, praticar um instrumento musical ou simplesmente dedicar mais tempo à família e aos amigos. Nesse sentido, a produtividade não se resume apenas a realizar mais tarefas, mas sim a priorizar o que realmente importa e dedicar energia às atividades que contribuem para o nosso crescimento e bem-estar.

É importante ressaltar que a produtividade não se trata apenas de trabalhar mais, mas sim de trabalhar de forma inteligente. Isso significa identificar as atividades que realmente agregam valor e priorizá-las, enquanto se eliminam ou se reduzem as que são menos importantes. Também envolve o uso eficiente do tempo, evitando distrações e procrastinação.

O que significa Mitos da Produtividade?

Entender os mitos da produtividade é essencial para alcançar níveis mais elevados de eficiência e eficácia em nossas vidas pessoais e profissionais. Os mitos são crenças amplamente difundidas sobre o que é ser produtivo, mas que, na realidade, podem nos impedir de atingir nosso verdadeiro potencial. Identificar e desmascarar esses mitos é o primeiro passo para adotar práticas e mentalidades mais saudáveis em relação ao trabalho e à realização de objetivos.

Confira abaixo alguns mitos da produtividade:

1. Ser multitarefa aumenta a produtividade

Escrever um e-mail pensando na reunião do dia seguinte enquanto liga para um cliente. Isso é ser multitarefa: fazer várias coisas ao mesmo tempo. Apesar dessa característica já ter sido vista como habilidade, estudos hoje comprovam que definitivamente não funciona.

Na verdade, focar mais de uma tarefa por vez reduz sua produtividade em 40%. É praticamente o equivalente a perder uma noite de sono!

Você pode até conseguir fazer mais de uma tarefa, mas fica muito mais suscetível a erros e a fazer um trabalho medíocre em todas as atividades.

Neste vídeo, o Christian Barbosa explica como cultivar um hobby pode aliviar o estresse e aumentar sua eficiência no dia a dia. Confira!

2. Quanto menos pausas, melhor o desempenho

Muitas pessoas têm a impressão de que, se não estão ocupadas, estão sendo improdutivas. No entanto, as pausas são essenciais para a mente. Elas ajudam a aliviar o estresse e melhoram o fluxo de pensamentos. Além do mais, depois de um breve descanso, o seu cérebro começa a atividade ainda mais focado.

Um método muito simples e eficaz é fazer quatro sessões de cerca de 25 minutos de trabalho, com  intervalos de cinco minutos entre elas. Passadas as quatro sessões, você pode programar um intervalo maior, de 15 a 20 minutos. Isso o ajudará a cumprir seus deadlines profissionais, além de turbinar sua produtividade!

3. Você sempre deve checar seus e-mails

Segundo uma pesquisa recente da Microsoft, trabalhadores chegam a dedicar até dois dias inteiros por semana lidando com e-mails e participando de reuniões. O estudo monitorou a atividade de 31 mil colaboradores, revelando que 25% dos usuários mais ativos dos aplicativos da empresa gastavam, em média, 8,8 horas semanais com e-mails e mais de 7,5 horas em reuniões. 

Essa tendência aponta para uma preocupante sobrecarga digital no ambiente de trabalho, com aproximadamente 57% do tempo dos funcionários sendo consumido por comunicações via software de escritório. Até mesmo as lideranças são afetadas, com 64% dos entrevistados admitindo não ter tempo suficiente para se concentrar em suas responsabilidades principais. Isso sugere que o excesso de e-mails e reuniões pode prejudicar a produtividade e a satisfação no trabalho.

Pense no quanto você poderia produzir com esse tempo. Otimize sua gestão de e-mail e evite que ele se torne o vilão do expediente!

Estipula horários para olhar os e-mails. Seis vezes ao dia já é suficiente. Além disso, o e-mail pode ser um grande aliado na hora de delegar tarefas, mas seja objetivo. E não se esqueça de que um e-mail recebido sempre deve ter um destino: lixo, arquivo ou execução.

4. Quanto mais reuniões, melhor a comunicação interna da equipe

As reuniões auxiliam o funcionamento da empresa. Contudo, não são necessárias em toda e qualquer situação. Elas devem ser curtas e ter pautas bem definidas. Afinal, quanto mais tempo você passa em reuniões, menos tempo passa realmente trabalhando.

Em muitos casos, se você quer fazer uma comunicação interna à sua equipe, enviar um e-mail ou fazer um comunicado já é suficiente.

Se for o caso de convocar seus funcionários, mostre antecipadamente a eles as questões que serão abordadas na reunião. Dessa forma, eles podem chegar mais preparados, evitando que você perca tempo com explicações.

É imprescindível nesse momento que você seja um líder: calmo, objetivo e bom ouvinte. Assim, além de a reunião ser muito mais produtiva, você estará construindo uma equipe de alta performance.

5. Quanto mais tarefas concluídas, melhor

Às vezes nos sentimos obrigados a realizar uma tarefa não muito importante simplesmente para riscá-la da nossa lista de tarefas. Afinal, quem não gosta da sensação do dever cumprido? Acontece que, de vez em quando, essa vontade fala alto demais e nos ocupamos com trivialidades. Por isso, é necessário estabelecer prioridades e manter o foco nas atividades mais relevantes.

Pensando nisso, que tal conhecer o princípio 80/20? Conhecido também como lei de Pareto, afirma que 80% das consequências resultam de 20% das causas. Foi utilizado inicialmente numa esfera socioeconômica, mas passou a ser aplicado em diversas outras áreas.

Na questão do gerenciamento de tempo, conclui-se que 80% dos resultados provêm de 20% do seu esforço. Muitas vezes, em uma lista com 10 atividades, apenas duas têm relação direta com as principais metas da empresa. O resto costuma variar entre coisas urgentes ou circunstanciais. Seguindo essa lógica, um quinto do tempo de um dia de trabalho — que representa as tarefas mais relevantes — provavelmente irá gerar quatro quintos dos resultados.

6. Sistema de gestão do tempo não funcionam para mim

Sistemas de gestão e produtividade contribuem para descobrir o que é importante para você e o que não é. Dessa forma, ajudam a esclarecer as causas da baixa produtividade e como reverter esse quadro.

Um sistema tem como objetivo tornar toda a organização e o planejamento mais rápidos e simples, para que você tenha mais tempo de produzir. É essencial ter um sistema que compreenda suas exigências profissionais e pessoais. Assim, você se torna capaz de lidar com imprevistos e demandas que surgirem sem perder a calma.

O que você precisa manter em mente é que qualquer técnica ou sistema de gestão do tempo serve para poupar seu tempo e energia. Se você passa mais tempo organizando do que realizando a tarefa em si, provavelmente não está sendo produtivo.

7. Você só será produtivo se trabalhar em um escritório

Antes da pandemia, muitas empresas resistiam à ideia do trabalho remoto, acreditando que a produtividade só poderia ser alcançada em um ambiente de escritório tradicional. No entanto, com a rápida disseminação da COVID-19, as organizações se viram forçadas a adotar o home office como medida de segurança.

Dados recentes publicados pela FGV revelam uma mudança significativa na percepção da produtividade associada ao trabalho remoto. Em 2021, enquanto 21,6% das empresas notaram um aumento na eficiência de seus colaboradores com o home office, 19,4% reportaram uma diminuição. Esse cenário evoluiu em 2022, com cerca de 30% das empresas relatando um aumento na produtividade, em comparação com 10,2% que perceberam uma redução. 

Essa mudança para uma visão mais favorável da produtividade remota, de 2,2% em 2021 para 19,5% em 2022, reflete uma tendência que ganhou impulso durante a pandemia.

Esses dados destacam não apenas a capacidade do trabalho remoto de sustentar níveis de produtividade, mas também sua crescente aceitação como uma prática viável e eficaz para muitas empresas e seus colaboradores. A pandemia não apenas acelerou a adoção do home office, mas também desafiou percepções arraigadas sobre onde e como o trabalho pode ser realizado de forma eficaz.

O trabalho em home office exige muita concentração e determinação, mas traz vantagens, como maior conforto e liberdade no horário. Nesse caso, cada um precisa avaliar o que funciona melhor para si mesmo. Se você trabalha melhor em casa, optar por uma liderança a distância e aderir a softwares de gestão pode ser muito vantajoso!

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Ao longo deste artigo, exploramos alguns dos mitos mais comuns que podem estar prejudicando sua produtividade. Desde a crença de que a multitarefa é eficaz até a ideia de que devemos estar sempre ocupados para sermos produtivos, esses mitos podem nos levar a adotar comportamentos que, na verdade, nos afastam de nossos objetivos.

É fundamental questionar essas ideias preconcebidas e buscar uma abordagem mais equilibrada e eficaz para a produtividade. A gestão eficaz do tempo, a priorização de tarefas e a busca por um equilíbrio saudável entre trabalho e lazer são fundamentais para alcançar um nível mais elevado de eficiência e bem-estar.

Nesse sentido, a Neotriad pode ser uma ferramenta valiosa. Com recursos que auxiliam na gestão do tempo, no acompanhamento de tarefas e na identificação de padrões de produtividade, a Neotriad pode ajudá-lo a superar os mitos da produtividade e a alcançar seus objetivos com mais eficiência.

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