Produtividade com e-mail é sem dúvida uma das ferramentas de trabalho mais importantes para vários profissionais. Entretanto, muitas pessoas possuem uma grande dificuldade em se organizarem, esquecendo de responder mensagens importantes, ou de dar andamento em atividades, o que acaba gerando urgências e por consequência estresse e desgastes que poderiam ser evitados.
Como executivo e gestor de várias equipes, a quantidade de e-mails que recebo diariamente (sem contar o spam) varia entre 200 e 400 mensagens, e as dicas desse artigo são o resultado de estudos e testes que venho realizando há anos usando a produtividade com e-mail.
Antes de entrarmos nas dicas, vale citar um ensinamento do meu mentor Christian Barbosa, que é um dos maiores especialistas em gestão de tempo do mundo: “Se você trabalha de uma forma com e-mail (qualquer coisa) e funciona, você é produtivo e não sente a necessidade de mudar, então continue trabalhando como você sempre fez.” Agora, se você quer melhorar, se você deseja ser mais produtivo, então esse artigo é para você.
Dica 1: Instale um filtro AntiSpam
A quantidade de e-mails indesejados que recebemos diariamente é enorme e para quem recebe muitos e-mails como eu, cada segundo é valioso e uma ferramenta AntiSpam pode lhe economizar muitos minutos diariamente. Eu utilizo o Spam-Reader, mas existem diversas outras ferramentas disponíveis.
Dica 2: Regra PGD
Ao receber um e-mail, você pode executar 3 ações: processar a mensagem, isto é executar alguma ação, guardar a mensagem (arquivar) ou deletar a mensagem. Nas dicas seguintes entraremos mais em detalhes sobre essas ações.
Dica 3: Regra dos 3 minutos
Ao processar uma mensagem, se a ação necessária for levar menos de 3 minutos para ser executada, você deve fazer essa ação imediatamente. Se a execução demandar um tempo maior, minha sugestão é adicionar esse e-mail como uma tarefa a ser executada, para isso eu utilizo o Neotriad: todo e-mail que irá virar uma tarefa eu encaminho para o endereço [email protected] e o sistema adiciona automaticamente na minha lista de tarefas. Com isso, após essa ação eu posso deletar a mensagem, ou então arquivar em alguma pasta se necessário.
Dica 4: Não use o e-mail como uma lista de tarefas
Talvez esse seja o erro mais comum que vejo as pessoas cometerem ao utilizar o e-mail como se fosse um software de produtividade e gestão, por experiência própria, não dá certo. Se você recebe muitos e-mails, aplique a regra dos 3 minutos e utilize algum outro software para gerenciar as tarefas para serem realizadas. Não funciona mover para pastas, categorizar, marcar com flag… Na prática, as pessoas se perdem nesses controles com o volume de mensagens e as consequências podem ser horríveis.
Dica 5: Crie regras automáticas de arquivamento
Algumas mensagens que recebemos são somente para conhecimento e arquivo, então se for possível crie uma regra de arquivamento automático.
Dica 6: Crie etapas rápidas
Você pode criar também algumas sequências de ações programáveis para o processamento de e-mail, como por exemplo: criar ação no Neotriad, mover para a pasta e marcar como lido (tudo isso com 1 clique).
Dica 7: Desabilite as notificações
Desabilite as notificações instantâneas de novas mensagens e estabeleça horários para leitura dos e-mails. O processo em lote dos e-mails sempre é mais produtivo do que a todo momento ficar processando uma mensagem nova que chegou.
Dica 8: Crie um banco de conhecimento
Alguns e-mails possuem um conteúdo que pode ser muito útil em outra situação, nesses casos, ao invés de simplesmente arquivar em uma pasta, eu integro meu Outlook com o OneNote e quando ocorre esses casos eu já adiciono o e-mail no meu banco de conhecimento, já classificando no caderno e seção adequada e criando tags para facilitar a pesquisa no futuro.
Dica 9: Utilize títulos claros
Esse é um detalhe aparentemente muito bobo, mas que faz uma diferença enorme quando o volume é grande e você precisa fazer alguma pesquisa. Além disso, um título claro é um sinal até de respeito para as pessoas que irão receber o e-mail.
Dica 10: Programe o envio
Essa é uma função que poucos sabem que existem, mas que é bastante útil. Eu particularmente gosto de trabalhar à noite e muitas vezes deixo para processar os e-mails que chegaram ao longo do dia nesse período, porém, não é muito conveniente enviar às vezes um e-mail tarde da noite, por isso o recurso que utilizo é programar a entrega para o primeiro horário da manhã.
Outra variação dessa dica é para mensagens de aniversário: uma vez por mês eu verifico os aniversariantes do mês, escrevo as mensagens e deixo programado o envio na data correta, assim não esqueço de ninguém e ainda ganho produtividade porque executei essa tarefa em lote.
Use essa ferramenta poderosa à seu favor
O e-mail é sem dúvida uma ferramenta de trabalho poderosa e indispensável, por isso, a produtividade com e-mail é ainda mais precisa no seu dia-a-dia, espero com essas dicas ter contribuído um pouco para você se tornar mais produtivo com o uso dessa ferramenta. Quer garantir ainda mais produtividade do seu dia-a-dia e gerenciar os e-mails e tarefas de forma fácil? Conheça o Neotriad e teste por 14 dias gratuitos!