Sua conta de e-mail é o ponto em que as comunicações pessoais e profissionais mais importantes da sua vida costumam ficar armazenadas. Embora receba pouca atenção, a organização da sua caixa de mensagens é fundamental para que você saiba encontrar rapidamente o que necessita e não acumule lixo virtual, que ocupará sua capacidade de armazenamento e obstruirá a visualização do que realmente importa. Além disso, evita que você perca informações e oportunidades importantes.
Frequentemente negligenciada, a gestão de e-mail é chave para aumentar a eficiência e a produtividade no seu dia a dia. É comum que profissionais de diversas áreas recebam cerca de 50 novas mensagens por dia. Sem disciplina para lidar com a profusão de e-mails, muita gente acaba se perdendo, deixando para responder às demandas urgentes tarde demais, apagando informação relevante.
O gerenciamento bem-feito da ferramenta proporcionará a otimização do tempo e dará condições para que você se dedique a outras tarefas e desenvolva o seu trabalho de uma maneira menos estressante. Quer saber como gerir seu e-mail da forma mais eficiente possível? Então preste atenção a essas dicas!
Mude a forma de checagem de seus e-mails
Interromper suas tarefas a todo instante para checar as mensagens pode provocar muita distração e impedi-lo de realizar trabalhos que demandem mais foco e atenção.
Então, seja sistemático: adote intervalos razoáveis para verificar a caixa de entrada. A constância necessária pode variar de acordo com sua área de atuação, mas você pode estabelecer intervalos de uma ou duas horas, por exemplo, para abrir a caixa. Caso algumas mensagens sejam muito urgentes, oriente as pessoas para entrar em contato por telefone.
Tenha método na hora de ler as mensagens
Adote a regra dos dois minutos: se a leitura e a resposta de um e-mail levar até dois minutos, vale a pena completar a tarefa imediatamente. Caso contrário, vá em frente e planeje uma tarefa para responder as mensagens em um dado momento do seu dia.
Além disso, verifique se você é o destinatário da mensagem ou se o seu nome aparece apenas em cópia. Caso você esteja apenas copiado, possivelmente trata-se de uma daquelas mensagens sobre as quais você deve ter ciência, mas que não demandam qualquer resposta de sua parte. Nesses casos, separe-as em uma pasta ou marque-as para leitura posterior.
Elimine a cópia aberta
Se você enviar um e-mail em cópia aberta para 20 pessoas, você tem uma chance grande de receber 20 mensagens de retorno. Já com a cópia oculta você evita uma enxurrada de mensagens desnecessárias. Caso os destinatários precisem saber quem está sendo copiado, coloque o nome das pessoas na primeira linha, basta copiar e colar os e-mails em cópia.
Estabeleça a meta da caixa de entrada vazia
O título desse tópico pode parecer pouco realista para a maioria de nós, mas esse é um objetivo a ser perseguido. No momento em que verificar seus e-mails, faça algo com aquela mensagem que você abrir, como arquivar nas pastas, responder ou criar uma tarefa/reunião.
Manter a caixa de entrada limpa facilitará a sua visualização de novas mensagens e confirmará que você tem tido sucesso na gestão de e-mail.
Programe mensagens para serem automaticamente armazenadas em pastas
Muitas contas permitem a criação de pastas para armazenamento ou de marcadores para classificação das mensagens. Você pode criar categorias como “pendentes”, “projeto X”, “resolvidos”, etc, para se organizar e esvaziar a caixa de entrada. Apague mensagens inúteis, spams e e-mails que você não precisa guardar.
Tanto o Outlook quanto o Gmail permitem que você utilize um dispositivo para encaminhar mensagens diretamente para suas devidas pastas sem que eles sequer entrem na caixa de entrada.
Redirecione e-mails não essenciais para outra conta
É provável que você receba diariamente algumas mensagens de promoções de suas lojas favoritas, newsletters que assinou ou notificações de interações de suas redes sociais. Redirecione essas mensagens para a sua conta de e-mail pessoal, de modo que elas não se percam e tampouco atulhem sua caixa principal. O e-mail da empresa em que você trabalha deve ser usado exclusivamente para fins profissionais. Caso não queira mais participar de alguma lista, cancele o recebimento no botão indicado, que na maioria dos e-mails traz.
Crie respostas padronizadas
Nunca deixe e-mails sem resposta. Se você tem o hábito de responder questões de um mesmo assunto constantemente, crie um e-mail bem informativo e guarde- o em uma pasta chamada, por exemplo, Perguntas Frequentes. Assim, da próxima vez que você receber a mesma pergunta, basta verificar se já não existe uma resposta nessa pasta.
Trata-se de algo muito simples de fazer com um grande impacto na gestão do tempo de trabalho.
Diminua o volume de e-mails recebidos
Caso você seja gestor de uma equipe que envia um volume muito alto de mensagens e opta por e-mails mesmo quando pode dizer pessoalmente o que deseja ao colega de trabalho, instrua seus funcionários a mudarem de comportamento. Decisões práticas, que não precisam ser formalizadas, e informações pontuais não necessitam de ser encaminhadas por escrito. Isso melhorará as condições de trabalho e aliviará a carga de e-mails recebidos por todos.
Além disso, você pode fazer uso de softwares de produtividade, que ajudarão você na tarefa de gerenciamento, acompanhamento de processos, entre outras vantagens.
Um profissional pode chegar a gastar até três horas por dia respondendo, enviando e organizando suas mensagens. Por isso, a gestão de e-mail não é uma questão trivial. Uma caixa de entrada mal organizada pode funcionar como um dreno de tempo e energia. Mudar o modo de trabalhar com o e-mail é uma das formas de melhorar a produtividade no trabalho.
Quer saber mais sobre como organização de equipe e do ambiente profissional podem aumentar a eficiência e a produtividade? Não deixe de seguir nossa agenda de webinários!